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Recht und Kanzleien
Verifizierter amtlicher Ausweis, ein Live-Gesichtsabgleich samt Liveness-Prüfung und ein aufbewahrter Nachweis – für den Mandanten, den Sie per Videoanruf aufnehmen, ebenso wie für den, der Ihnen gegenübersitzt. ShieldID unterstützt die Verfahren Ihrer Kanzlei zur Identifizierung und Überprüfung von Mandanten; es ersetzt weder Ihr berufliches Urteil noch die Regeln Ihrer Law Society.
Nichts auf dieser Seite ist Rechtsberatung. Sie beschreibt, was das Produkt von ShieldID leistet. Die Anforderungen an die Mandantenidentifizierung legen Ihre Anwaltskammer, FINTRAC und das geltende Datenschutzrecht fest.
Das Problem, in Ihren Worten
Mandate aus der Ferne, Mandanten aus anderen Provinzen und Abschlüsse per Videoanruf sind heute Routine. Der Identifizierungsschritt muss mithalten, ohne selbst zum Risiko zu werden.
Ein neuer Mandant unterzeichnet per Video eine Honorarvereinbarung und schickt per E-Mail ein Foto seines Führerscheins. Anhand einer JPEG-Datei lässt sich nicht zuverlässig feststellen, ob das Dokument echt ist oder ob die Person im Gespräch dieselbe ist wie auf dem Ausweis.
Ein Mandat, das unter dem Namen einer anderen Person oder unter einem echten Namen mit einem gefälschten oder veränderten Dokument eröffnet wird, ist ein Risiko für die Kanzlei ebenso wie für den Mandanten, dessen Identität verwendet wurde.
Monate oder Jahre später muss Ihre Kanzlei belegen, welche Identifizierungsschritte tatsächlich wann unternommen wurden – nicht nur, dass irgendwo in einem Ordner eine Fotokopie liegt.
Ein Praxisbeispiel
Alder & Voss LLP ist eine fiktive Kanzlei mit drei Anwälten für Immobilien- und Gesellschaftsrecht. Ein neuer Käufer als Mandant erteilt seine Anweisungen ausschließlich per Telefon und Video. Hier ist eine Akte von Anfang bis Ende.
Worauf es hierbei am meisten ankommt
Jede der folgenden Prüfungen läuft bei jeder Verifizierung, in jedem Tarif. Keine davon ist ein optionales Extra, das eine Kanzlei überspringen könnte, um ein paar Dollar zu sparen.
Für Aktenprüfungen und Audits
Ein Schritt zur Mandantenidentifizierung ohne Nachweis ist eine Erinnerung, keine Akte. Jede Aktion rund um eine ShieldID-Verifizierung wird in einem reinen Anhänge-Aktivitätsregister erfasst, das von der Datenbank erzwungen wird: Einträge können hinzugefügt, aber nie bearbeitet oder gelöscht werden, weder von Ihnen noch von uns.
Wie es zu Ihrer Praxis passt
Wählen Sie die Option, die dazu passt, wie Ihre Kanzlei bereits Akten anlegt.
Senden Sie einem Mandanten vor einem Aufnahmegespräch einen Verifizierungslink, oder zeigen Sie im Besprechungsraum einen QR-Code für einen Mandanten, der anwesend ist, dessen Ausweis Sie aber noch nicht geprüft haben. Keine App-Installation, und Ihr Desktop-Rechner braucht nie eine Kamera.
Eine REST API für ein Kanzleimanagement- oder Mandantenaufnahmesystem: Sitzung erstellen, Link senden, signierten Webhook erhalten, sobald das Ergebnis vorliegt. Sandbox-Sitzungen werden nie abgerechnet.
Wenn Ihre Kanzlei bereits unser E-Signatur-Schwesterprodukt für Mandatsvereinbarungen oder Abschlussdokumente nutzt, kann eine Identitätsprüfung neben diesem signierten Nachweis stehen.
Datenschutz und Einwilligung
Nichts auf dieser Seite stellt eine Rechtsberatung dar. Ob die Identifizierung des Mandanten für ein bestimmtes Mandat erforderlich ist, was die Regeln Ihrer Law Society zur Identifizierung und Überprüfung von Mandanten verlangen und wie lange eine Kanzlei Identifizierungsunterlagen aufbewahren muss, sind Fragen an Ihre eigene Law Society und die Rechtsberatung Ihrer Kanzlei.
Wie sich das vergleicht
Kategorien, keine Anbieternamen. „Typische Enterprise-IDV“ beschreibt, was wir im Markt für Identitätsverifizierung insgesamt festgestellt haben; Ihre Erfahrungen können je nach Anbieter abweichen.
| Funktion | ShieldID | Typische Enterprise-IDV | Manuelle Prüfungen |
|---|---|---|---|
| Bestätigt, dass der Ausweis selbst echt ist, nicht nur eine lesbare Fotokopie | Ja | Meistens | Nein |
| Bestätigt live, dass der Mandant die Person auf dem Foto ist | Ja | Meistens | Nein |
| Funktioniert für einen Mandanten, dem Sie nie persönlich begegnen werden | Ja | Meistens | Nein |
| Liest ein unbekanntes oder ausländisches Dokument, statt es rundweg abzulehnen | Ja | Selten | Hängt vom Personal ab |
| Hinterlässt einen durchsuchbaren, datierten Nachweis für eine Aktenprüfung | Ja | Dem Kunden nicht angeboten | Eine Papierakte, falls geführt |
| Verfügbar auf Englisch und Französisch | Ja | Hängt vom Anbieter ab | Hängt vom Personal ab |
Einwände, beantwortet
Klare Antworten, auch dort, wo die Antwort lautet: „Fragen Sie Ihre eigene Rechtsberatung.“
Das behaupten wir nicht. ShieldID liefert Ihnen einen verifizierten amtlichen Ausweis, einen Live-Gesichtsabgleich, Liveness-Erkennung und einen aufbewahrten Nachweis zur Unterstützung Ihrer Verfahren zur Identifizierung und Überprüfung von Mandanten. Was Ihre Law Society verlangt und ob dies es erfüllt, ist eine Frage an die Regeln Ihrer eigenen Law Society und an Ihr berufliches Urteil.
Wir behaupten keine Zertifizierung, die es nicht gibt. ShieldID meldet Nachweise zu verifiziertem Ausweis, Gesichtsabgleich und Liveness, die Schritte der Mandantenidentifizierung unterstützen können; ob dies die Methoden von FINTRAC für ein bestimmtes Mandat erfüllt, haben Ihre Kanzlei und Ihre Compliance-Beratung zu klären.
ShieldID liest aus jedem Dokument alles, was möglich ist, und weist das Urteil für jedes Feld einzeln aus, statt ein Dokument abzulehnen, weil sein Layout nicht erkannt wird – nützlich bei internationalen oder neu zugewanderten Mandanten, bei denen eine starre Dokumentenliste versagen würde.
Ausweisbilder werden im Ruhezustand verschlüsselt und automatisch nach kurzer Frist gelöscht, standardmäßig nach sieben Tagen. Das Activity Ledger protokolliert, wer wann auf eine Verifizierung zugegriffen hat; für das Öffnen der zugrunde liegenden Netzwerk- und Gerätenachweise ist eine schriftliche, protokollierte Begründung erforderlich.
Der Activity-Ledger-Eintrag selbst hat keinen Löschjob und bleibt für die Lebensdauer des Kontos bestehen. Das dahinterliegende Ausweisbild wird nach kurzer Frist gelöscht, standardmäßig nach sieben Tagen; führen Sie in der Zwischenzeit Ihre eigene Aktennotiz, wenn Ihre Pflichten eine längere Nachvollziehbarkeit des Dokuments selbst verlangen.
Was Sie sehen
Ihr Mandant verifiziert sich auf seinem eigenen Smartphone, wo auch immer er sich befindet. Das Ergebnis zeigt, was aus seinem Reisepass gelesen wurde und wie jede Prüfung ausgefallen ist.
Fragen
Sehen Sie es an einer echten Akte
Sandbox-Sitzungen werden nie abgerechnet. Probieren Sie den Ablauf selbst aus und entscheiden Sie dann, ob er zu Ihrem Aufnahmeprozess passt.
Keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Regeln Ihrer eigenen Law Society und fragen Sie die Rechtsberatung Ihrer Kanzlei, bevor Sie sich für die Mandantenidentifizierung darauf verlassen.