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Droit et cabinets d'avocats
Pièce d'identité gouvernementale vérifiée, comparaison faciale en direct et preuve de vie, ainsi qu'une trace conservée, tant pour le client que vous accueillez par appel vidéo que pour celui assis en face de vous. ShieldID appuie les procédures d'identification et de vérification des clients de votre cabinet; il ne remplace ni votre jugement professionnel ni les règles de votre barreau.
Rien sur cette page ne constitue un avis juridique. Elle décrit ce que fait le produit ShieldID. Les exigences d'identification des clients sont fixées par votre ordre professionnel, FINTRAC et la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.
Le problème, dans vos mots
Les mandats à distance, les clients d'autres provinces et les signatures par appel vidéo sont désormais courants. L'étape d'identification doit suivre le rythme sans devenir elle-même une source de risque.
Un nouveau client signe une convention d'honoraires par vidéo et envoie par courriel une photo de son permis de conduire. Il n'existe aucun moyen fiable de savoir, à partir d'un JPEG, si le document est authentique ou si la personne à l'appel est bien celle de la pièce d'identité.
Un dossier ouvert sous le nom d'une autre personne, ou sous un vrai nom associé à un document fabriqué ou altéré, constitue un risque pour le cabinet comme pour le client dont l'identité a été utilisée.
Des mois ou des années plus tard, votre cabinet doit démontrer quelles étapes d'identification ont réellement été effectuées et à quel moment, et pas seulement qu'une photocopie traîne quelque part dans un dossier.
Un exemple concret
Alder & Voss LLP est un cabinet fictif de trois avocats en droit immobilier et en droit des sociétés. Un nouveau client acheteur leur donne ses instructions entièrement par téléphone et par vidéo. Voici un dossier, du début à la fin.
Ce qui compte le plus ici
Chacune des vérifications ci-dessous est effectuée à chaque vérification, sur tous les forfaits. Aucune n'est une option facultative qu'un cabinet pourrait omettre pour économiser quelques dollars.
Pour les revues de dossiers et les audits
Une étape d'identification du client sans trace écrite n'est qu'un souvenir, pas un dossier. Chaque action entourant une vérification ShieldID est consignée dans un registre d'activité en ajout seulement, appliqué par la base de données : des entrées peuvent être ajoutées, jamais modifiées ni supprimées, ni par vous ni par nous.
Comment il s'intègre à votre pratique
Choisissez l'option qui correspond à la façon dont votre cabinet ouvre déjà ses dossiers.
Envoyez à un client un lien de vérification avant un appel d'accueil, ou affichez un code QR dans la salle de conférence pour un client présent dont vous n'avez pas encore vérifié la pièce d'identité. Aucune application à installer, et votre poste de travail n'a jamais besoin de caméra.
Une seule API REST pour un système de gestion de cabinet ou d'accueil des clients : créez une session, envoyez le lien, recevez un webhook signé lorsque le résultat est disponible. Les sessions du bac à sable ne sont jamais facturées.
Si votre cabinet utilise déjà notre produit sœur de signature électronique pour les mandats ou les documents de clôture, une vérification d'identité peut s'ajouter à ce dossier signé.
Confidentialité et consentement
Rien sur cette page ne constitue un avis juridique. Déterminer si l'identification du client est requise pour un dossier donné, ce qu'exigent les règles d'identification et de vérification des clients de votre barreau, et pendant combien de temps un cabinet doit conserver les registres d'identification, sont des questions à poser à votre propre barreau et au conseiller juridique de votre cabinet.
Comparaison
Des catégories, pas des noms de fournisseurs. « IDV d'entreprise typique » décrit ce que nous avons observé dans l'ensemble du marché de la vérification d'identité; les résultats varient selon le fournisseur.
| Capacité | ShieldID | Solution IDV d'entreprise typique | Vérifications manuelles |
|---|---|---|---|
| Confirme que la pièce d'identité elle-même est authentique, et pas seulement qu'il s'agit d'une photocopie lisible | Oui | Habituellement | Non |
| Confirme que le client est bien la personne sur la photo, en direct | Oui | Habituellement | Non |
| Fonctionne pour un client que vous ne rencontrerez jamais en personne | Oui | Habituellement | Non |
| Lit un document inhabituel ou étranger au lieu de le refuser d'emblée | Oui | Rarement | Selon le personnel |
| Laisse une trace datée et consultable pour une revue de dossier | Oui | Non offert au client | Un dossier papier, s'il est conservé |
| Offert en anglais et en français | Oui | Selon le fournisseur | Selon le personnel |
Objections, avec réponses
Des réponses claires, y compris lorsque la réponse est « consultez votre propre conseiller juridique ».
Nous ne l'affirmons pas. ShieldID vous fournit une pièce d'identité gouvernementale vérifiée, une comparaison faciale en direct, une détection du caractère vivant et une trace conservée pour appuyer vos procédures d'identification et de vérification des clients. Ce qu'exige votre barreau, et si cela y répond, relève des règles de votre propre barreau et de votre jugement professionnel.
Nous ne revendiquons pas une certification qui n'existe pas. ShieldID rapporte des éléments de preuve de pièce d'identité vérifiée, de comparaison faciale et de preuve de vie, qui peuvent appuyer les étapes d'identification des clients; il revient à votre cabinet et à votre conseiller en conformité de déterminer si cela satisfait aux méthodes de FINTRAC pour un dossier donné.
ShieldID lit tout ce qu'il peut de n'importe quel document et rapporte le verdict propre à chaque champ, plutôt que de refuser un document parce que sa mise en page n'est pas reconnue — utile pour un client international ou nouvel arrivant lorsqu'une liste rigide de documents vous ferait défaut.
Les images de pièces d'identité sont chiffrées au repos et purgées automatiquement après un court délai, sept jours par défaut. Le registre d'activité consigne qui a consulté une vérification et quand; l'ouverture des éléments de preuve sous-jacents du réseau et de l'appareil exige un motif écrit et consigné.
L'entrée du registre d'activité elle-même n'est visée par aucune tâche de purge et persiste pendant toute la durée de vie du compte. L'image de la pièce d'identité qui y est associée est purgée après un court délai, sept jours par défaut; conservez entre-temps votre propre note au dossier si vos obligations exigent une piste plus longue pour le document lui-même.
Ce que vous voyez
Votre client se fait vérifier sur son propre téléphone, où qu'il soit. Le résultat montre ce qui a été lu sur son passeport et le résultat de chaque vérification.
Questions
Voyez-le sur un dossier réel
Les sessions en bac à sable ne sont jamais facturées. Essayez le parcours vous-même, puis décidez s'il convient à votre processus d'accueil.
Ceci ne constitue pas un avis juridique. Vérifiez les règles de votre barreau et consultez le conseiller juridique de votre cabinet avant de vous y fier pour l'identification des clients.