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Settore legale e studi legali
Documento d'identità governativo verificato, corrispondenza del volto dal vivo con rilevamento della vitalità e un registro conservato, tanto per il cliente acquisito tramite videochiamata quanto per quello seduto di fronte alla Sua scrivania. ShieldID supporta le procedure di identificazione e verifica dei clienti del Suo studio; non sostituisce il Suo giudizio professionale né le regole dell'ordine forense del Suo Stato.
Nulla in questa pagina costituisce consulenza legale. La pagina descrive ciò che fa il prodotto ShieldID. I requisiti per l'identificazione del cliente sono stabiliti dall'ordine degli avvocati del Suo Stato, dalla legge statale e federale applicabile e dal Suo consulente legale.
Il problema, con le Sue parole
Mandati a distanza, clienti fuori provincia e chiusure in videochiamata sono ormai la norma. La fase di identificazione deve tenere il passo senza diventare essa stessa una fonte di rischio.
Un nuovo cliente firma un mandato professionale in videochiamata e Le invia via email la foto della propria patente di guida. Da un JPEG non c'è modo affidabile di stabilire se il documento sia autentico o se la persona in videochiamata sia quella del documento.
Una pratica aperta sotto il nome di un'altra persona, o sotto un nome reale associato a un documento contraffatto o alterato, rappresenta un rischio per lo studio oltre che per il cliente la cui identità è stata usata.
Mesi o anni dopo, il Suo studio deve dimostrare quali passaggi di identificazione siano stati effettivamente eseguiti e quando — non soltanto che una fotocopia giace in una cartella da qualche parte.
Un esempio pratico
Alder & Voss LLP è uno studio fittizio di tre avvocati specializzato in diritto immobiliare e societario. Un nuovo cliente acquirente conferisce loro l'incarico interamente per telefono e in video. Ecco un fascicolo, dall'inizio alla fine.
Ciò che conta di più in questo caso
Ciascun controllo qui sotto viene eseguito a ogni verifica, in ogni piano. Nessuno è un extra facoltativo che uno studio possa omettere per risparmiare qualche dollaro.
Per revisioni delle pratiche e audit
Una fase di identificazione del cliente senza un record è un ricordo, non una pratica. Ogni azione legata a una verifica ShieldID viene registrata in un Registro delle attività di sola aggiunta, garantito dal database: le voci possono essere aggiunte, mai modificate né eliminate, né da Lei né da noi.
Come si inserisce nella Sua attività
Scelga la modalità più vicina al modo in cui il Suo studio apre già i fascicoli.
Invii al cliente un link di verifica prima della chiamata di acquisizione, oppure mostri un codice QR in sala riunioni a un cliente presente di cui non ha ancora controllato il documento d'identità. Nessuna app da installare e il Suo computer fisso non ha bisogno di una fotocamera.
Un'unica API REST per un sistema di gestione dello studio o di acquisizione clienti: crei una sessione, invii il link e riceva un webhook firmato quando il risultato è disponibile. Le sessioni sandbox non vengono mai fatturate.
Se il Suo studio utilizza già il nostro prodotto gemello per la firma elettronica per mandati o documenti di chiusura, una verifica dell'identità può affiancare tale registro firmato.
Privacy e consenso
Nulla in questa pagina costituisce consulenza legale. Se l'identificazione del cliente sia richiesta per una determinata pratica, che cosa chiedano le regole di identificazione dei clienti dell'ordine forense del Suo Stato e per quanto tempo uno studio debba conservare i registri di identificazione sono questioni da rivolgere all'ordine forense del Suo Stato e al consulente legale del Suo studio.
Come si confronta
Categorie, non nomi di fornitori. «Typical enterprise IDV» descrive ciò che abbiamo riscontrato nel mercato della verifica dell'identità in generale; i risultati varieranno a seconda del fornitore.
| Funzionalità | ShieldID | IDV aziendale tipico | Controlli manuali |
|---|---|---|---|
| Conferma che il documento d'identità sia autentico, non solo una fotocopia leggibile | Sì | Di solito | No |
| Conferma che il cliente è la persona nella foto, dal vivo | Sì | Di solito | No |
| Funziona anche per un cliente che non incontrerà mai di persona | Sì | Di solito | No |
| Legge un documento non familiare o straniero invece di rifiutarlo a priori | Sì | Raramente | Dipende dal personale |
| Lascia un registro datato e ricercabile per la revisione del fascicolo | Sì | Non offerto al cliente | Un fascicolo cartaceo, se conservato |
| Disponibile in inglese e francese | Sì | Dipende dal fornitore | Dipende dal personale |
Obiezioni e risposte
Risposte dirette, comprese quelle in cui la risposta è «si rivolga al Suo consulente legale».
Non affermiamo che sia così. ShieldID offre un documento d'identità governativo verificato, una corrispondenza del volto dal vivo, il rilevamento della vitalità e un registro conservato a supporto delle Sue procedure di identificazione e verifica dei clienti. Ciò che l'ordine forense del Suo Stato richiede, e se questo lo soddisfi, è una questione che dipende dalle regole dell'ordine forense del Suo Stato e dal Suo giudizio professionale.
ShieldID offre un controllo d'identità documentato e ripetibile, supportato da un registro: elementi probatori utilizzabili all'interno del Suo programma di conformità. Se esso soddisfi uno specifico requisito normativo per il Suo studio è una questione per il Suo consulente in materia di conformità; non dichiariamo una certificazione che non esiste.
ShieldID legge tutto ciò che può da qualsiasi documento e riporta il verdetto di ciascun campo, anziché rifiutare un documento perché il suo layout non è riconosciuto: utile per un cliente internazionale o appena arrivato, per il quale un elenco rigido di documenti Le sarebbe d'ostacolo.
Le immagini dei documenti sono cifrate a riposo ed eliminate automaticamente dopo un breve intervallo, sette giorni per impostazione predefinita. Il Registro attività (Activity Ledger) registra chi ha avuto accesso a una verifica e quando; per aprire le prove di rete e di dispositivo sottostanti è necessario indicare un motivo scritto e registrato.
La voce del Registro attività (Activity Ledger) non prevede alcuna eliminazione e persiste per tutta la durata dell'account. L'immagine del documento a cui si riferisce viene eliminata dopo un breve intervallo, sette giorni per impostazione predefinita; nel frattempo conservi una Sua nota di fascicolo se i Suoi obblighi richiedono una traccia più lunga del documento stesso.
Cosa vede
Il Suo cliente si verifica sul proprio telefono, ovunque si trovi. Il risultato mostra ciò che è stato letto dal suo passaporto e l'esito di ogni controllo.
Domande
Lo veda su un fascicolo reale
Le sessioni sandbox non vengono mai fatturate. Provi Lei stesso il flusso, poi decida se si adatta al Suo processo di acquisizione dei clienti.
Non costituisce consulenza legale. Verifichi le regole dell'ordine forense del Suo Stato e si rivolga al consulente legale del Suo studio prima di fare affidamento su questo contenuto per l'identificazione dei clienti.