Kies uw taal
Juridisch en advocatenkantoren
Geverifieerd overheids-ID, een live gezichtsvergelijking en liveness, en een bewaard dossier, zowel voor de cliënt die u via een videogesprek onboardt als voor de cliënt die tegenover u aan het bureau zit. ShieldID ondersteunt de procedures voor cliëntidentificatie en -verificatie van uw kantoor; het vervangt niet uw professionele oordeel of de regels van uw state bar.
Niets op deze pagina is juridisch advies. Hier wordt beschreven wat het product van ShieldID doet. De eisen voor cliëntidentificatie worden bepaald door uw state bar, de toepasselijke staats- en federale wetgeving en uw eigen juridisch adviseur.
Het probleem, in uw woorden
Opdrachten op afstand, cliënten uit andere provincies en afsluitingen via videogesprek zijn tegenwoordig routine. De identificatiestap moet daarin meegaan zonder zelf een risico te worden.
Een nieuwe cliënt ondertekent een opdrachtbevestiging via video en e-mailt een foto van zijn rijbewijs. Aan een JPEG is niet betrouwbaar te zien of het document echt is of dat de persoon in het gesprek de persoon op het identiteitsbewijs is.
Een zaak die wordt geopend onder de naam van iemand anders, of onder een echte naam gekoppeld aan een vervalst of gewijzigd document, is een risico voor het kantoor én voor de cliënt wiens identiteit is gebruikt.
Maanden of jaren later moet uw kantoor kunnen aantonen welke identificatiestappen daadwerkelijk zijn gezet en wanneer — en niet alleen dat er ergens in een map een fotokopie zit.
Een uitgewerkt voorbeeld
Alder & Voss LLP is een fictieve praktijk met drie advocaten, gespecialiseerd in vastgoed en ondernemingsrecht. Een nieuwe cliënt-koper geeft hun opdrachten volledig per telefoon en video. Hier is één dossier, van begin tot eind.
Wat hiervoor het belangrijkst is
Elke onderstaande controle wordt bij elke verificatie uitgevoerd, op elk abonnement. Niets daarvan is een optionele extra die een kantoor kan overslaan om een paar dollar te besparen.
Voor dossierbeoordelingen en audits
Een stap voor cliëntidentificatie zonder vastlegging is een herinnering, geen dossier. Elke handeling rond een ShieldID-verificatie wordt vastgelegd in een alleen-toevoegen Activiteitenregister, afgedwongen door de database: vermeldingen kunnen worden toegevoegd, nooit bewerkt of verwijderd, niet door u en niet door ons.
Hoe het in uw praktijk past
Kies de optie die aansluit bij hoe uw kantoor al dossiers opent.
Stuur een cliënt vóór een intakegesprek een verificatielink, of toon een QR-code in de vergaderzaal voor een cliënt die aanwezig is maar wiens ID u nog niet hebt gecontroleerd. Geen app-installatie, en uw desktop heeft nooit een camera nodig.
Eén REST API voor een praktijkbeheer- of cliëntintakesysteem: maak een sessie aan, verstuur de link en ontvang een ondertekende webhook zodra het resultaat binnen is. Sandbox-sessies worden nooit gefactureerd.
Als uw kantoor ons zusterproduct voor e-handtekeningen al gebruikt voor opdrachtbevestigingen of afsluitdocumenten, kan een identiteitscontrole naast dat ondertekende dossier worden bewaard.
Privacy en toestemming
Niets op deze pagina is juridisch advies. Of cliëntidentificatie vereist is voor een bepaalde zaak, wat de regels van uw state bar inzake cliëntidentificatie vragen en hoe lang een kantoor identificatiegegevens moet bewaren, zijn vragen voor uw eigen state bar en de juridisch adviseur van uw kantoor.
Hoe dit zich verhoudt
Categorieën, geen namen van leveranciers. "Typische enterprise IDV" beschrijft wat wij in de markt voor identiteitsverificatie in brede zin hebben aangetroffen; uw ervaring kan per leverancier verschillen.
| Mogelijkheid | ShieldID | Typische enterprise-IDV | Handmatige controles |
|---|---|---|---|
| Bevestigt dat het ID zelf echt is, niet alleen een leesbare fotokopie | Ja | Meestal | Nee |
| Bevestigt live dat de cliënt de persoon op de foto is | Ja | Meestal | Nee |
| Werkt voor een cliënt die u nooit persoonlijk zult ontmoeten | Ja | Meestal | Nee |
| Leest een onbekend of buitenlands document in plaats van het botweg te weigeren | Ja | Zelden | Hangt af van het personeel |
| Laat een doorzoekbaar, gedateerd dossier achter voor een dossiercontrole | Ja | Niet aangeboden aan de klant | Een papieren dossier, indien bijgehouden |
| Beschikbaar in het Engels en Frans | Ja | Hangt af van de leverancier | Hangt af van het personeel |
Bezwaren, beantwoord
Duidelijke antwoorden, ook waar het antwoord is: "raadpleeg uw eigen juridisch adviseur."
Dat beweren wij niet. ShieldID biedt u een geverifieerd overheids-ID, een live gezichtsvergelijking, liveness-detectie en een bewaard dossier ter ondersteuning van uw procedures voor cliëntidentificatie en -verificatie. Wat uw state bar vereist en of dit daaraan voldoet, is een kwestie van de regels van uw eigen state bar en uw professionele oordeel.
ShieldID biedt u een gedocumenteerde, herhaalbare identiteitscontrole met een dossier erachter, bewijs dat u binnen uw eigen compliance-programma kunt gebruiken. Of dit voldoet aan een specifiek regelgevend vereiste voor uw kantoor, is een vraag voor uw compliance-adviseur; wij beweren geen certificering te hebben die niet bestaat.
ShieldID leest alles wat het kan uit elk document en rapporteert het eigen oordeel per veld, in plaats van een document te weigeren omdat de opmaak niet wordt herkend. Handig bij een internationale cliënt of nieuwkomer, waarbij een rigide documentenlijst u in de steek zou laten.
ID-afbeeldingen worden versleuteld opgeslagen en automatisch na korte tijd verwijderd, standaard na zeven dagen. Het Activity Ledger registreert wie een verificatie heeft geraadpleegd en wanneer; voor het openen van het onderliggende netwerk- en apparaatbewijs is een schriftelijke, gelogde reden nodig.
De vermelding in het Activity Ledger zelf kent geen verwijdertaak en blijft bestaan zolang het account bestaat. De ID-afbeelding erachter wordt na korte tijd verwijderd, standaard na zeven dagen; bewaar in de tussentijd uw eigen dossiernotitie als uw verplichtingen een langer spoor van het document zelf vereisen.
Wat u ziet
Uw cliënt verifieert zich op de eigen telefoon, waar die ook is. Het resultaat toont wat uit het paspoort is gelezen en hoe elke controle is uitgevallen.
Vragen
Zie het op een echt dossier
Sandbox-sessies worden nooit gefactureerd. Probeer de flow zelf uit en beslis dan of deze past bij uw intakeproces.
Geen juridisch advies. Raadpleeg de regels van uw eigen balie (state bar) en de juridisch adviseur van uw kantoor voordat u hierop vertrouwt voor de identificatie van cliënten.