Identiteitsverificatie voor condominiumverenigingen

Een condominiumvereniging beheert wie er is geregistreerd voor een woning, zoals eigenaars, huurders en de personen in een stemregister, vaak met slechts een huurovereenkomst of een zelf opgegeven naam als uitgangspunt. Identiteitsverificatie geeft een bestuur of vastgoedbeheerder een manier om te bevestigen dat de persoon die wordt geregistreerd is wie hij of zij beweert te zijn, voordat die naam in de officiële registers wordt opgenomen.

Waarom dit belangrijk is voor een bestuur

Registratie van eigenaars en huurders, toegangsverlening tot het gebouw en stemgerechtigdheid hangen allemaal af van het weten wie iemand werkelijk is, en niet alleen welke naam op een formulier staat. Fouten hierbij hebben reële gevolgen: de verkeerde persoon krijgt toegang, een stem wordt uitgebracht onder een betwiste identiteit, of een registratie kan door het bestuur niet worden verdedigd als die ooit wordt aangevochten.

Hoe verificatie in de registratie past

Wanneer een woningeigenaar of nieuwe huurder aan de registers van het gebouw moet worden toegevoegd, doorloopt die persoon een korte verificatie op de eigen telefoon: een foto van de voor- en achterzijde van een overheids-ID, een begeleide liveness-controle en een selfie die met het document wordt vergeleken. De barcode of de paspoort-MRZ wordt vergeleken met de gedrukte naam, zodat de geregistreerde identiteit overeenkomt met een document dat is gelezen en gecontroleerd, en niet zomaar in een formulier is getypt.

• Registratie van woningeigenaren: bevestig dat de naam op de eigendomsakte overeenkomt met een echte, geverifieerde persoon voordat u de registers van de vereniging bijwerkt.
• Registratie van huurders: verifieer de identiteit van een huurder op dezelfde manier, los van wat de verhuurder al heeft verzameld.
• Toegangsverlening: koppel een sleutelhanger, sleutel of toegangsbewijs aan een geverifieerde identiteit, en niet alleen aan een naam in een spreadsheet.
• Stemregisters: beperk geschillen over wie een stem heeft uitgebracht door vanaf het begin een geverifieerde identiteit achter de registratie te hebben.

Het dossier waar een bestuur naar kan verwijzen

Bij toegang via een Crown Stack-integratie wordt elke verificatie en bijbehorende accountactiviteit vastgelegd in de Activity Ledger, een uitsluitend aanvullend register dat door de database wordt afgedwongen. Binnenkort beschikbaar voor een zelfstandig ShieldID API-account. Als een registratie ooit wordt betwist tijdens een algemene ledenvergadering of een bestuursvergadering, is dat dossier, en niet de herinnering aan een gesprek, waar u naar verwijst.

Aan de slag

Sandbox-sessies zijn gratis en worden nooit gefactureerd, zodat een beheerder of bestuur de volledige ervaring van de aanvrager kan zien voordat het wordt uitgerold voor echte registraties van eigenaars en huurders.