Verificatie van identiteitsdocumenten
Canadese en Amerikaanse rijbewijzen, paspoorten, PR-kaarten en provinciale identiteitsbewijzen, aan voor- en achterzijde gelezen, waarbij de barcode of de paspoortzone wordt vergeleken met de afgedrukte velden.
Condominiumverenigingen
Identiteitsverificatie voor maatschappijen van mede-eigenaren, voor besturen en beheerders.
Een nieuwe eigenaar die zich bij de overdracht registreert, een huurder aan wie een eigenaar heeft verhuurd, een bewoner die toegang met een sleutelhanger vraagt: ShieldID verifieert het overheids-ID, vergelijkt het live gezicht en bewaart een vastlegging, zodat uw bestuur en uw vastgoedbeheerder weten wie er werkelijk geregistreerd staat.
Het probleem, in uw woorden
U registreert mensen die u niet persoonlijk aan de deur hebt ontmoet.
Afwikkelingen verlopen via advocaten, huurovereenkomsten worden per post of e-mail ingediend en toegangsverzoeken komen binnen met namen uit een spreadsheet. Drie patronen komen steeds terug.
Geleend of niet-geverifieerd identiteitsbewijs
Er komt een registratieformulier binnen met een fotokopie of foto van een identiteitsbewijs. Een vastgoedbeheerder heeft geen betrouwbare manier om met het blote oog vast te stellen of het bij de genoemde persoon hoort of dat het is gewijzigd.
Huurders die de vereniging nooit ziet
Een appartementseigenaar verhuurt aan een huurder en dient de huurovereenkomst in; de vereniging wordt gevraagd iemand te registreren die zij nooit heeft ontmoet, soms voor toegang met een toegangspasje of tot voorzieningen, zonder enige manier om te bevestigen wie die persoon werkelijk is.
Fraude en geschillen op afstand
Een eigenaar op afstand of een belegger, een onderverhuursituatie of een toegangsgeschil aan de receptie: de vereniging heeft een antwoord nodig over wie er recht op heeft er te zijn en moet later kunnen aantonen hoe zij tot dat antwoord kwam.
Een uitgewerkt voorbeeld
Zo verloopt het bij een fictieve condovereniging.
Lakeview Towers Condominium Corporation is een fictief gebouw met 180 appartementen, beheerd door een externe vastgoedbeheerder. Een appartement wordt verkocht en de nieuwe eigenaar registreert een huurder. Hier volgt één registratie, van begin tot eind.
Het registratieformulier komt binnen
De advocaat van de nieuwe eigenaar dient de afwikkelingsstukken in en de eigenaar dient daarnaast, zoals de statuten van de vereniging vereisen, een huurdersregistratie voor het appartement in.De beheerder stuurt een verificatielink
De vastgoedbeheerder e-mailt de huurder een gehoste verificatielink van ShieldID, of overhandigt een QR-code aan de receptie wanneer de huurder zijn of haar toegangspasje ophaalt.De huurder verifieert op de eigen telefoon
Hij of zij fotografeert het identiteitsbewijs, voert een korte liveness-opdracht uit en geeft toestemming, in enkele minuten en zonder naar het beheerkantoor te hoeven gaan.De beheerder beoordeelt de oordelen per veld
Naam en geboortedatum worden gecontroleerd aan de hand van wat het huurdersregistratieformulier vermeldt, kruiselings vergeleken met de barcode en het gedrukte document, met een gezichtsvergelijking die wordt gerapporteerd ten opzichte van een vaste beslisgrens.Een geschil op de volgende AGM
Een eigenaar betwist of een bepaalde bewoner ooit naar behoren is geregistreerd. De beheerder haalt de vermelding uit het Activity Ledger op: wanneer de link is verzonden en geopend, het geverifieerde resultaat en welke medewerker het heeft beoordeeld. De afbeelding van het identiteitsbewijs zelf is allang verwijderd; het dossier dat de controle heeft plaatsgevonden, niet.
Wat hiervoor het belangrijkst is
De controles die de registratie van eigenaars en huurders ondersteunen.
Elke onderstaande controle wordt bij elke verificatie uitgevoerd, in elk abonnement. Niets hiervan is een optionele extra.
Gezichtsvergelijking
De selfie die op de eigen telefoon van de bewoner is genomen, wordt vergeleken met de portretfoto op het document en gerapporteerd ten opzichte van een vaste beslisgrens, zodat een registratie niet wordt geaccepteerd op basis van alleen een document.
Liveness-detectie
Een korte begeleide opdracht, gevolgd op 478 gezichtskenmerken over minstens tien frames, zodat een stilstaande foto niet in de plaats van de bewoner kan treden.
Geen weigeringen op basis van documenttype
Het paspoort van een internationale eigenaar of een rijbewijs uit een andere provincie wordt veld voor veld gelezen in plaats van meteen afgewezen, zodat eigenaren op afstand en nieuwkomers hetzelfde bewijs krijgen als iedereen.
Een bewaard dossier
Elke stap rond de controle wordt vastgelegd in het Activity Ledger, uitsluitend aanvullend en afgedwongen door de database, handig wanneer een bestuursbesluit of een toegangsgeschil later ter discussie wordt gesteld.
Engels en Frans
De verificatiestroom en het portaal zijn in beide talen beschikbaar, handig voor een Quebecse maatschappij van mede-eigenaren of een tweetalig gebouw.
Voor bestuur en geschillen
Wat de Activity Ledger een bestuur en zijn beheerder biedt.
Een verificatie zonder vastlegging is slechts iets wat iemand zich herinnert. Elke handeling rond een ShieldID-verificatie wordt vastgelegd in een append-only Activity Ledger, afgedwongen door de database: vermeldingen kunnen worden toegevoegd, maar nooit worden gewijzigd of verwijderd, niet door medewerkers en niet door ons.
Wat er vastgelegd is
- Vandaag
- Wanneer een registratielink is geopend, wanneer toestemming is gegeven, het resultaat verified of failed, en wie van het beheerteam het heeft beoordeeld, elk met een tijdstempel.
- Waarom dit hier belangrijk is
- Een betwisting van de stemgerechtigdheid op de AVA, een toegangsgeschil of een klacht van een eigenaar over hoe het ID van diens huurder is behandeld, kan worden beantwoord vanuit de ledger in plaats van vanuit het geheugen van een beheerder.
- Het inzien van het bewijsmateriaal wordt zelf ook gelogd
- Om de netwerk- en apparaatgegevens achter een vermelding te openen is een schriftelijke reden van minstens twaalf tekens nodig, en dat verzoek wordt zelf ook vastgelegd.
Onderweg
- Weergave- en downloadgebeurtenissen per afbeelding
- Precies wie de ID-foto zelf heeft geopend, los van de samenvatting van het resultaat.
- Beslissingsgebeurtenissen
- De eigen registratiebeslissing van het bestuur of de beheerder, en de reden, vastgelegd bij de verificatie.
- Verwijderingsbewijzen
- Een ledgervermelding telkens wanneer een afbeelding automatisch wordt verwijderd volgens de bewaartimer.
- CSV-export
- Een spreadsheetexport voor bestuurspakketten — het Activity Log is momenteel alleen leesbaar via de JSON API, zonder specifieke exportfunctie.
Hoe het bij uw gebouw past
Drie manieren om het te integreren.
Kies de manier die aansluit bij hoe uw maatschappij nu al eigenaren en huurders registreert.
Gehoste link of QR-code
Mail een registratielink voorafgaand aan de verhuizing, of toon een QR-code aan de receptie wanneer een sleutelhanger of toegang tot voorzieningen wordt uitgegeven. Geen app-installatie, en de receptie heeft nooit een eigen camera nodig.
API
Eén REST API voor de registratieworkflow van een vastgoedbeheerplatform: maak een sessie aan, verstuur de link en ontvang een ondertekende webhook zodra het resultaat binnen is. Sandbox-sessies worden nooit gefactureerd.
Crown Ledger
ShieldID verzorgt de identiteitsverificatie binnen Crown Ledger, ons product voor het bestuur van maatschappijen van mede-eigenaren, voor maatschappijen die daar eigenaar- en huurdergegevens beheren.
Privacy en toestemming
Wat u moet weten voordat u een bewoner om ID vraagt.
Dit is achtergrondinformatie, geen juridisch advies. Wat een maatschappij van mede-eigenaren mag verzamelen en hoe lang het bewaard moet worden, wordt bepaald door de provinciale wetgeving inzake mede-eigendom, de statuten en reglementen van uw maatschappij en de toepasselijke privacywetgeving. Raadpleeg uw eigen juridisch adviseur voordat u een beleid vaststelt.
- De toestemming van de bewoner voor de controle wordt vastgelegd op diens eigen apparaat, voordat de opname begint.
- ID-afbeeldingen worden automatisch verwijderd via een korte timer, standaard zeven dagen, ingesteld voor de dienst als geheel; bewaar uw eigen notitie in het dossier van het bestuur of de beheerder als de vastleggingsplicht van uw maatschappij een langer spoor vereist.
- ShieldID rapporteert uitspraken en bewijsmateriaal, geen registratiebeslissing. Of een eigenaar of huurder wordt geregistreerd, en onder welke voorwaarden, blijft bij het bestuur of de beheerder, volgens de eigen statuten van de maatschappij.
- Gegevens worden verwerkt en opgeslagen op de eigen, zelfbeheerde servers van Crown Stack; ShieldID maakt geen fysieke locatie, stad of naam van een datacenter bekend en beschikt niet over een PIPEDA-certificering.
Hoe dit zich verhoudt
Ten opzichte van een fotokopie die over de balie van de receptie wordt overhandigd.
Categorieën, geen namen van leveranciers. "Typische enterprise IDV" beschrijft wat wij in de markt voor identiteitsverificatie in brede zin hebben aangetroffen; uw ervaring kan per leverancier verschillen.
| Mogelijkheid | ShieldID | Typische enterprise-IDV | Handmatige controles |
|---|---|---|---|
| Bevestigt dat het ID zelf echt is, niet alleen een leesbare fotokopie | Ja | Meestal | Nee |
| Bevestigt live dat de bewoner de persoon op de foto is | Ja | Meestal | Nee |
| Werkt voor een eigenaar of huurder die u nooit op kantoor zult ontmoeten | Ja | Meestal | Nee |
| Leest een onbekend of buitenlands document in plaats van het botweg te weigeren | Ja | Zelden | Hangt af van het personeel |
| Laat een doorzoekbare vastlegging na voor een AVA of toegangsgeschil | Ja | Niet aangeboden aan de klant | Misschien een archiefkast |
| Beschikbaar in het Engels en Frans | Ja | Hangt af van de leverancier | Hangt af van het personeel |
Bezwaren, beantwoord
Wat besturen en vastgoedbeheerders als eerste vragen.
Duidelijke antwoorden, ook wanneer het antwoord luidt: "raadpleeg uw eigen statuten en reglementen."
Kan onze maatschappij van mede-eigenaren identiteitsverificatie van eigenaren en huurders verplicht stellen?
Dat hangt af van uw provincie, de statuten van uw vereniging en de manier waarop de eis wordt toegepast. Dit is geen juridisch advies: raadpleeg de condominiumwetgeving van uw provincie en de eigen juridisch adviseur van uw vereniging voordat u een beleid vaststelt.
Vertraagt dit de verhuizingen?
De controle verloopt in enkele minuten op de eigen telefoon van de bewoner, op een zelfgekozen moment, zonder wachtrij bij het beheerkantoor. Een QR-code aan de receptie werkt net zo goed als een gemailde link.
Hoe zit het met een eigenaar die in het buitenland woont, of met een onbekend buitenlands document?
ShieldID leest uit elk document wat mogelijk is en rapporteert per veld een eigen oordeel, in plaats van het document af te wijzen omdat de opmaak onbekend is. Zo ontstaat voor een eigenaar op afstand hetzelfde bewijs als voor ieder ander.
Wie kan het identiteitsbewijs zien nadat het is ingediend?
De afbeelding wordt automatisch verwijderd na een korte termijn. Toegang tot het verificatiedossier wordt vastgelegd in het Activity Ledger; logging van het bekijken per afbeelding volgt binnenkort.
Wij gebruiken Crown Ledger al voor het bestuur. Hebben we dit dan apart nodig?
Nee. ShieldID is de identiteitsverificatielaag die is ingebouwd in de eigenaars- en huurdersdossiers van Crown Ledger. Als u Crown Ledger gebruikt, maakt dit al deel uit van uw werkwijze.
Wat u ziet
Eigenaren en huurders geverifieerd, en het bestuur kan zien hoe.
Een nieuwe eigenaar of huurder verifieert zich via de registratielink. De beheerder ziet de velden die van het ID zijn gelezen en een verdict voor elke controle.
Vragen
Duidelijke antwoorden voor besturen en beheerders.
Probeer het uit vóór uw volgende registratie
Voer één sandbox-verificatie uit voordat u er een naar een bewoner stuurt.
Sandbox-sessies worden nooit gefactureerd. Bekijk het rapport dat uw bestuur of beheerder daadwerkelijk zou ontvangen.
Voert u het bestuur al via Crown Ledger? Deze verificatie is dan al ingebouwd.