Verifiering av ID-handlingar
Kanadensiska och amerikanska körkort, pass, PR-kort och provinsiella ID-handlingar, lästa på fram- och baksidan, där streckkoden eller passets maskinläsbara zon korskontrolleras mot de tryckta fälten.
Bostadsrättsföreningar
Identitetsverifiering för bostadsrättsföreningar, för styrelser och förvaltare.
En ny ägare som registreras vid tillträdet, en hyresgäst som en lägenhetsägare har hyrt ut till, en boende som ber om taggnyckel: ShieldID verifierar legitimationen, matchar det levande ansiktet och sparar en post, så att styrelsen och förvaltaren vet vem som faktiskt finns registrerad.
Problemet, med dina ord
Personer registreras utan att någon har träffat dem personligen vid dörren.
Tillträden sker via jurister, hyresavtal lämnas in per post eller e-post, och begäranden om tillträde kommer in som namn i ett kalkylblad. Tre mönster återkommer gång på gång.
Lånad eller overifierad legitimation
Ett registreringsformulär kommer in med en fotokopia eller ett foto av en legitimation. En fastighetsförvaltare har inget tillförlitligt sätt att med blotta ögat avgöra om den tillhör den namngivna personen eller om den har ändrats.
Hyresgäster som föreningen aldrig träffar
En lägenhetsägare hyr ut till en hyresgäst och lämnar in hyresavtalet; föreningen ombeds registrera någon som den aldrig har träffat, ibland för åtkomst med nyckelbricka eller till gemensamma faciliteter, utan något sätt att bekräfta vem personen faktiskt är.
Bedrägeri och tvister på distans
En ägare på distans eller en investerare, en andrahandsuthyrning eller en tvist om tillträde i receptionen: föreningen behöver ett svar på vem som har rätt att vara där, och måste kunna visa sitt underlag i efterhand.
Ett praktiskt exempel
Så kan det gå till för en fiktiv condominiumförening.
Lakeview Towers Condominium Corporation är en fiktiv byggnad med 180 lägenheter som sköts av en extern fastighetsförvaltare. En lägenhetsförsäljning slutförs och den nya ägaren registrerar en hyresgäst. Här är en registrering från början till slut.
Registreringsformuläret kommer in
Den nya ägarens jurist lämnar in tillträdeshandlingarna, och separat lämnar ägaren in en hyresgästregistrering för lägenheten, så som föreningens stadgar kräver.Förvaltaren skickar en verifieringslänk
Fastighetsförvaltaren skickar en värdbaserad ShieldID-verifieringslänk till hyresgästen med e-post, eller lämnar över en QR-kod i receptionen när hyresgästen hämtar sin nyckelbricka.Hyresgästen verifierar sig på sin egen telefon
Hyresgästen fotograferar sin legitimation, genomför en kort liveness-utmaning och ger sitt samtycke, på några minuter och utan att behöva besöka förvaltningskontoret.Förvaltaren granskar utlåtandena per fält
Namn och födelsedatum kontrolleras mot vad hyresgästens registreringsformulär anger, korsrefereras mot streckkoden och det tryckta dokumentet, och en ansiktsjämförelse rapporteras mot en fast beslutsgräns.En tvist vid nästa årsstämma
En ägare ifrågasätter om en viss boende någonsin registrerades på rätt sätt. Förvaltaren hämtar posten i Activity Ledger: när länken skickades och öppnades, det verifierade resultatet och vilken personal som granskade det. Själva legitimationsbilden har för länge sedan raderats; uppgiften om att kontrollen genomfördes finns kvar.
Det som är viktigast här
Kontrollerna som stöder registrering av ägare och hyresgäster.
Varje kontroll nedan körs vid varje verifiering, i alla planer. Ingen av dem är ett valfritt tillägg.
Ansiktsmatchning
Selfien som tas på den boendes egen telefon jämförs med porträttet i dokumentet och rapporteras mot en fast beslutsgräns, så att en registrering inte godtas enbart på grundval av ett dokument.
Liveness-detektering
En kort guidad utmaning, spårad över 478 ansiktspunkter under minst tio bildrutor, så att ett stillbild inte kan ersätta den boende.
Inga avslag på grund av dokumenttyp
Ett utländskt pass från en internationell ägare eller ett körkort från en annan provins läses fält för fält i stället för att avvisas direkt, så att ägare på distans och nyanlända får samma underlag som alla andra.
En bevarad post
Varje steg kring kontrollen förs in i Activity Ledger, enbart med tillägg och upprätthållet av databasen, vilket är användbart när ett styrelsebeslut eller en tvist om tillträde ifrågasätts i efterhand.
Engelska och franska
Verifieringsflödet och portalen finns på båda språken, vilket är användbart för en bostadsrättsförening i Quebec eller en tvåspråkig fastighet.
För styrning och tvister
Vad Activity Ledger ger en styrelse och dess förvaltare.
En verifiering utan dokumentation är bara något som någon minns att den hände. Varje åtgärd kring en ShieldID-verifiering förs in i en Activity Ledger som bara kan läggas till i, och som upprätthålls av databasen: poster kan läggas till men aldrig redigeras eller raderas, varken av personal eller av oss.
Vad som finns dokumenterat
- Idag
- När en registreringslänk öppnades, när samtycke gavs, resultatet verified eller failed, och vem i förvaltningsteamet som granskade det – allt med tidsstämpel.
- Varför det spelar roll här
- En fråga om rösträtt vid årsstämman, en åtkomsttvist eller en ägares klagomål om hur hyresgästens ID hanterades kan besvaras utifrån ledgern i stället för förvaltarens minne.
- Även när bevisen läses loggas det
- För att öppna nätverks- och enhetsuppgifterna bakom en post krävs en skriftlig motivering på minst tolv tecken, och själva begäran loggas också.
På väg
- Visnings- och nedladdningshändelser per bild
- Exakt vem som öppnade själva ID-bilden, skilt från resultatsammanfattningen.
- Beslutshändelser
- Styrelsens eller förvaltarens eget registreringsbeslut, och skälet till det, noterade mot verifieringen.
- Raderingskvitton
- En ledgerpost varje gång en bild raderas automatiskt när dess lagringstimer löper ut.
- CSV-export
- En kalkylbladsexport för styrelsematerial – Activity Log kan för närvarande bara läsas via JSON API, och det finns ännu ingen dedikerad exportfunktion.
Hur det passar din fastighet
Tre sätt att koppla in det.
Välj det som motsvarar hur din förening redan registrerar ägare och hyresgäster.
Hostad länk eller QR-kod
Skicka en registreringslänk via e-post före inflyttning, eller visa en QR-kod i receptionen när en taggnyckel eller tillgång till gemensamma utrymmen utfärdas. Ingen appinstallation, och receptionen behöver aldrig någon egen kamera.
API
Ett REST API för en fastighetsförvaltningsplattforms registreringsflöde: skapa en session, skicka länken och ta emot en signerad webhook när resultatet är klart. Sandbox-sessioner debiteras aldrig.
Crown Ledger
ShieldID driver identitetsverifieringen i Crown Ledger, vår produkt för styrning av bostadsrättsföreningar, för föreningar som hanterar ägar- och hyresgästregister där.
Integritet och samtycke
Att tänka på innan du ber en boende om ID.
Detta är bakgrundsinformation, inte juridisk rådgivning. Vad en bostadsrättsförening får samla in, och hur länge det måste sparas, bestäms av provinsens lagstiftning om bostadsrätter, föreningens styrande dokument och tillämplig integritetslagstiftning. Rådgör med ditt eget juridiska ombud innan du fastställer en policy.
- Den boendes samtycke till kontrollen inhämtas på den boendes egen enhet, innan inläsningen börjar.
- ID-bilder raderas automatiskt efter en kort tid, som standard sju dagar, konfigurerat för tjänsten som helhet; för egna anteckningar i styrelsens eller förvaltningens akt om föreningens dokumentationsbehov kräver ett längre spår.
- ShieldID rapporterar utfall och bevis, inte ett registreringsbeslut. Om en ägare eller hyresgäst ska registreras, och på vilka villkor, avgörs fortsatt av styrelsen eller dess förvaltare enligt föreningens egna stadgar.
- Data bearbetas och lagras på Crown Stacks egna självhanterade servrar; ShieldID publicerar ingen fysisk plats, stad eller datacentrets namn och har ingen PIPEDA-certifiering.
Hur det står sig
Jämfört med en fotokopia som lämnas över receptionsdisken.
Kategorier, inte leverantörsnamn. "Typisk IDV för storföretag" beskriver vad vi fann i identitetsverifieringsmarknaden i stort; resultatet varierar mellan leverantörer.
| Funktion | ShieldID | Typisk IDV för storföretag | Manuella kontroller |
|---|---|---|---|
| Bekräftar att själva ID-handlingen är äkta, inte bara en läsbar fotokopia | Ja | Oftast | Nej |
| Bekräftar att den boende är personen på fotot, i realtid | Ja | Oftast | Nej |
| Fungerar för en ägare eller hyresgäst som du aldrig kommer att träffa på kontoret | Ja | Oftast | Nej |
| Läser ett obekant eller utländskt dokument i stället för att blankt avvisa det | Ja | Sällan | Beror på personalen |
| Lämnar en sökbar post för en årsstämma eller en åtkomsttvist | Ja | Erbjuds inte kunden | Kanske ett arkivskåp |
| Finns på engelska och franska | Ja | Beror på leverantören | Beror på personalen |
Invändningar, besvarade
Vad styrelser och fastighetsförvaltare frågar först.
Raka svar, även när svaret är "kontrollera era egna styrande dokument".
Kan vår bostadsrättsförening kräva ID-verifiering av ägare och hyresgäster?
Det beror på din provins, föreningens styrande dokument och hur kravet tillämpas. Detta är ingen juridisk rådgivning – kontrollera provinsens lagstiftning om condominium och rådgör med föreningens egna juridiska ombud innan en policy fastställs.
Kommer detta att sinka inflyttningarna?
Kontrollen sker på den boendes egen telefon på några minuter, när det passar den boende, utan kö på förvaltningskontoret. En QR-kod i receptionen fungerar lika bra som en länk som skickas med e-post.
Hur går det med en ägare som bor utomlands, eller ett obekant utländskt dokument?
ShieldID läser av det som går att läsa från alla dokument och rapporterar varje fälts eget utlåtande i stället för att avvisa dokumentet direkt för att utformningen är obekant – samma underlag för en ägare på distans som för alla andra.
Vem kan se legitimationen när den har skickats in?
Bilden raderas automatiskt efter en kort tid. Åtkomst till verifieringsposten loggas i Activity Ledger; loggning av varje enskild bildvisning kommer snart.
Vi använder redan Crown Ledger för styrningen. Behöver vi detta separat?
Nej. ShieldID är det lager för identitetsverifiering som är inbyggt i Crown Ledgers ägar- och hyresgästregister. Om Crown Ledger används är detta redan en del av arbetsflödet.
Det här ser du
Ägare och hyresgäster verifierade, och styrelsen kan se hur.
En ny ägare eller hyresgäst verifierar sig via registreringslänken. Förvaltaren ser fälten som lästs från ID-handlingen och ett utfall för varje kontroll.
Frågor
Raka svar för styrelser och förvaltare.
Testa innan nästa registrering
Kör en sandbox-verifiering innan den skickas till en boende.
Sandbox-sessioner debiteras aldrig. Se rapporten som styrelsen eller förvaltaren faktiskt skulle få.
Sköts styrningen redan via Crown Ledger? Då är denna verifiering redan inbyggd.