شرکتهای کاندومینیوم
تأیید هویت مجموعهٔ کاندومینیوم برای هیئتهای مدیره و مدیران ساختمان.
مالک جدیدی که هنگام تنظیم سند ثبتنام میکند، مستأجری که مالک واحد به او اجاره داده، ساکنی که درخواست دسترسی با کلید الکترونیکی دارد: ShieldID مدرک شناسایی دولتی را تأیید میکند، چهرهٔ زنده را تطبیق میدهد و سابقهای نگه میدارد تا هیئت مدیره و مدیر ساختمان بدانند چه کسی واقعاً در پرونده ثبت شده است.
مسئله، به زبان خودتان
شما افرادی را ثبت میکنید که شخصاً در محل با آنها ملاقات نکردهاید.
انتقالها از طریق وکلا انجام میشود، قراردادهای اجاره با پست یا ایمیل ثبت میشوند و درخواستهای دسترسی با نامهایی از یک صفحهٔ گسترده میرسند. سه الگو بارها تکرار میشوند.
مدرک شناسایی قرضی یا تأییدنشده
یک فرم ثبتنام همراه با فتوکپی یا عکسی از مدرک شناسایی میرسد. مدیر ساختمان راه قابل اتکایی ندارد که با چشم تشخیص دهد این مدرک متعلق به فرد نامبرده است یا دستکاری شده است.
مستأجرانی که شرکت هرگز آنها را نمیبیند
مالک واحد، واحد را به مستأجری اجاره میدهد و قرارداد را ثبت میکند؛ از شرکت خواسته میشود فردی را ثبت کند که هرگز ندیده است، گاهی برای دسترسی به کارت ورود یا امکانات رفاهی، بدون هیچ راهی برای تأیید اینکه آن فرد واقعاً کیست.
تقلب و اختلافات از راه دور
مالک غایب یا سرمایهگذار، ترتیب اجارهٔ مجدد یا اختلاف دسترسی در میز پذیرش: شرکت به پاسخی دربارهٔ اینکه چه کسی حق حضور دارد نیاز دارد و باید بتواند بعداً کار خود را نشان دهد.
یک مثال عملی
این روند برای یک شرکت کوندوی فرضی چگونه پیش میرود.
Lakeview Towers Condominium Corporation یک شرکت کوندوی فرضی با ۱۸۰ واحد است که توسط یک مدیر ساختمان شخص ثالث اداره میشود. فروش یک واحد نهایی میشود و مالک جدید یک مستأجر را ثبت میکند. این یک ثبتنام از ابتدا تا انتها است.
فرم ثبتنام میرسد
وکیل مالک جدید مدارک انتقال را ثبت میکند و مالک نیز جداگانه، طبق آییننامهٔ شرکت، ثبتنام مستأجر برای واحد را ارسال میکند.مدیر یک پیوند تأیید ارسال میکند
مدیر ساختمان یک پیوند تأیید میزبانیشدهٔ ShieldID را برای مستأجر ایمیل میکند یا هنگام دریافت کارت ورود توسط مستأجر، یک کد QR را در میز پذیرش به او میدهد.مستأجر روی گوشی خود تأیید میکند
او از مدرک شناسایی خود عکس میگیرد، یک چالش کوتاه تشخیص زندهبودن را انجام میدهد و رضایت خود را اعلام میکند؛ در چند دقیقه و بدون مراجعه به دفتر مدیریت.مدیر نتیجهٔ هر فیلد را بررسی میکند
نام و تاریخ تولد با آنچه در فرم ثبتنام مستأجر آمده تطبیق داده میشود، با بارکد و سند چاپی مقایسه میگردد و تطبیق چهره بر اساس یک خط تصمیم ثابت گزارش میشود.یک اختلاف در مجمع عمومی سالانهٔ بعدی
مالکی این موضوع را به چالش میکشد که آیا ساکن مشخصی اصلاً بهدرستی ثبت شده بوده است. مدیر ورودی Activity Ledger را بیرون میکشد: زمان ارسال و باز شدن پیوند، نتیجهٔ تأییدشده و اینکه کدام کارمند آن را بررسی کرده است. خود تصویر مدرک شناسایی مدتهاست پاک شده است؛ اما سابقهٔ انجام بررسی پاک نشده است.
آنچه بیش از همه برای این کار اهمیت دارد
بررسیهایی که از ثبتنام مالک و مستأجر پشتیبانی میکنند.
هر بررسی زیر در هر تأیید و در هر طرح اجرا میشود. هیچیک از آنها افزونهٔ اختیاری نیست.
تطبیق چهره
تشخیص زندهبودن
بدون رد کردن بر اساس نوع سند
یک سابقهٔ نگهداریشده
انگلیسی و فرانسوی
برای حاکمیت و اختلافات
آنچه دفتر فعالیت در اختیار هیئت مدیره و مدیر ساختمان میگذارد.
تأیید هویتی که سابقه نداشته باشد، تنها چیزی است که کسی به یاد دارد اتفاق افتاده است. هر اقدام پیرامون یک تأیید ShieldID در یک دفتر فعالیت (Activity Ledger) فقطافزودنی ثبت میشود که توسط خود پایگاه داده اعمال میشود: ورودیها را میتوان افزود، اما هرگز ویرایش یا حذف نمیشوند، نه توسط کارکنان و نه توسط ما.
آنچه ثبت میشود
- امروز
- زمان باز شدن پیوند ثبتنام، زمان ارائهٔ رضایت، نتیجهٔ VERIFIED یا FAILED و اینکه چه کسی از تیم مدیریت آن را بررسی کرده است — هر کدام با مهر زمانی.
- چرا اینجا اهمیت دارد
- یک چالش دربارهٔ واجد شرایط بودن در مجمع عمومی سالانه (AGM)، یک اختلاف دسترسی یا شکایت یک مالک دربارهٔ نحوهٔ رسیدگی به مدرک شناسایی مستأجرش را میتوان به جای حافظهٔ مدیر، از روی دفتر پاسخ داد.
- خواندن شواهد نیز خودش ثبت میشود
- مشاهدهٔ جزئیات شبکه و دستگاه پشت یک ورودی نیازمند ارائهٔ دلیل کتبی با حداقل دوازده نویسه است و خود این درخواست نیز ثبت میشود.
در راه
- رویدادهای مشاهده و دانلود برای هر تصویر
- دقیقاً اینکه چه کسی خودِ عکس مدرک را باز کرده است، جدا از خلاصهٔ نتیجه.
- رویدادهای تصمیم
- تصمیم ثبتنام خودِ هیئت مدیره یا مدیر ساختمان، همراه با دلیل آن، در کنار تأیید هویت ثبت میشود.
- رسیدهای پاکسازی
- هر بار که تصویری بهطور خودکار با تایمر نگهداری حذف میشود، یک ورودی در دفتر ثبت میشود.
- خروجی CSV
- یک خروجی صفحهگسترده برای بستهٔ اسناد هیئت مدیره — گزارش فعالیت در حال حاضر فقط از طریق JSON API قابل خواندن است و هنوز قابلیت اختصاصی برای خروجی گرفتن وجود ندارد.
چگونه با ساختمان شما سازگار میشود
سه راه برای اتصال آن.
راهی را انتخاب کنید که با روش فعلی مجموعهٔ شما برای ثبتنام مالکان و مستأجران مطابقت دارد.
پیوند میزبانیشده یا کد QR
پیش از اسبابکشی یک پیوند ثبتنام را ایمیل کنید، یا هنگام صدور کلید الکترونیکی (fob) یا دسترسی به امکانات، یک کد QR را در میز پذیرش نشان دهید. نیازی به نصب برنامه نیست و میز پذیرش هرگز به دوربین اختصاصی نیاز ندارد.
API
یک REST API برای گردشکار ثبتنام در یک پلتفرم مدیریت ملک: ایجاد نشست، ارسال پیوند و دریافت webhook امضاشده هنگام آماده شدن نتیجه. نشستهای sandbox هرگز صورتحساب نمیشوند.
Crown Ledger
ShieldID تأیید هویت را درون Crown Ledger، محصول حاکمیت کاندومینیوم ما، برای مجموعههایی که سوابق مالکان و مستأجران را در آنجا مدیریت میکنند، تأمین میکند.
حریم خصوصی و رضایت
آنچه پیش از درخواست مدرک شناسایی از یک ساکن باید بدانید.
این مطلب اطلاعات زمینهای است، نه مشاورهٔ حقوقی. اینکه یک مجموعهٔ کاندومینیوم چه چیزی را میتواند گردآوری کند و تا چه مدت باید نگه دارد، توسط قوانین کاندومینیوم استان شما، اسناد حاکم بر مجموعه و قوانین حریم خصوصی مربوطه تعیین میشود. پیش از تعیین سیاست، با مشاور حقوقی خودتان مشورت کنید.
- رضایت ساکن برای این بررسی، پیش از شروع ثبت تصویر و روی دستگاه خودش دریافت میشود.
- تصاویر مدرک شناسایی بهطور خودکار و با یک تایمر کوتاه پاکسازی میشوند؛ بهطور پیشفرض هفت روز، که برای کل سرویس تنظیم شده است. اگر نیازهای نگهداری سوابق مجموعهٔ شما به ردپای طولانیتری نیاز دارد، یادداشت پروندهٔ هیئت مدیره یا مدیریت خودتان را نگه دارید.
- ShieldID نتایج و شواهد را گزارش میکند، نه تصمیم ثبتنام را. اینکه یک مالک یا مستأجر ثبتنام شود یا نه، و با چه شرایطی، بر اساس آییننامههای خود مجموعه بر عهدهٔ هیئت مدیره یا مدیر آن میماند.
- دادهها روی سرورهای خودمدیریتشدهٔ Crown Stack پردازش و ذخیره میشوند؛ ShieldID موقعیت فیزیکی، شهر یا نام مرکز داده را منتشر نمیکند و گواهی PIPEDA ندارد.
مقایسه
در برابر یک فتوکپی که از روی میز پذیرش رد و بدل میشود.
دستهها، نه نام ارائهدهندگان. «تأیید هویت سازمانی معمول» توصیفکنندهٔ آن چیزی است که ما در سطح کلی بازار تأیید هویت یافتیم؛ تجربهٔ شما بسته به ارائهدهنده متفاوت خواهد بود.
| قابلیت | ShieldID | احراز هویت سازمانی معمول | بررسیهای دستی |
|---|---|---|---|
| تأیید میکند که خودِ مدرک اصیل است، نه فقط یک فتوکپی خوانا | بله | معمولاً | خیر |
| تأیید میکند که ساکن همان شخص داخل عکس است، بهصورت زنده | بله | معمولاً | خیر |
| برای مالک یا مستأجری که هرگز در دفتر نخواهید دید کار میکند | بله | معمولاً | خیر |
| یک مدرک ناآشنا یا خارجی را بهجای رد قطعی، میخواند | بله | بهندرت | بسته به کارکنان |
| برای مجمع عمومی سالانه یا اختلاف دسترسی، سابقهٔ قابل جستوجو باقی میگذارد | بله | به مشتری ارائه نمیشود | شاید یک کمد بایگانی |
| به زبانهای انگلیسی و فرانسوی در دسترس است | بله | بسته به ارائهدهنده | بسته به کارکنان |
اعتراضها، با پاسخ
آنچه هیئتهای مدیره و مدیران ساختمان ابتدا میپرسند.
پاسخهای صریح، از جمله جایی که پاسخ «اسناد حاکم بر مجموعهٔ خودتان را بررسی کنید» است.
آیا مجموعهٔ کاندومینیوم ما میتواند تأیید هویت را از مالکان و مستأجران الزامی کند؟
این بستگی به استان شما، اسناد حاکمیتی شرکت (کوندو) و نحوهٔ اعمال این الزام دارد. این توصیهٔ حقوقی نیست؛ پیش از تعیین سیاست، قوانین کوندومینیوم استان خود و مشاور حقوقی خود شرکت را بررسی کنید.
آیا این کار ورود ساکنان جدید را کند میکند؟
بررسی روی گوشی خود ساکن، در چند دقیقه و در زمان دلخواه او انجام میشود و در صف دفتر مدیریت نمیماند. یک کد QR در میز پذیرش بهاندازهٔ پیوند ارسالشده از طریق ایمیل کارآمد است.
دربارهٔ مالکی که در خارج از کشور زندگی میکند یا سند خارجی ناآشنا چه؟
ShieldID هر آنچه را بتواند از هر سندی میخواند و بهجای رد کامل سند به دلیل ناآشنا بودن قالب آن، نتیجهٔ هر فیلد را جداگانه گزارش میکند؛ همان شواهد برای مالک غیرحاضر مانند هر فرد دیگری ارائه میشود.
پس از ارسال، چه کسی میتواند مدرک شناسایی را ببیند؟
تصویر بهطور خودکار پس از یک زمان کوتاه پاک میشود. دسترسی به سابقهٔ تأیید در Activity Ledger ثبت میشود؛ ثبت مشاهدهٔ هر تصویر بهزودی ارائه میشود.
ما برای حاکمیت از Crown Ledger استفاده میکنیم. آیا به این محصول جداگانه نیاز داریم؟
خیر. ShieldID لایهٔ تأیید هویت است که در سوابق مالکان و مستأجران Crown Ledger گنجانده شده است. اگر از Crown Ledger استفاده میکنید، این قابلیت هماکنون بخشی از فرایند کاری شماست.
آنچه میبینید
مالکان و مستأجران راستیآزمایی میشوند و هیئتمدیره میتواند ببیند چگونه.
مالک یا مستأجر جدید از طریق پیوند ثبتنام راستیآزمایی میشود. مدیر، فیلدهای خواندهشده از شناسه و حکم هر بررسی را میبیند.
پرسشها
پاسخهای صریح برای هیئتمدیرهها و مدیران.
پیش از ثبتنام بعدی خود آن را امتحان کنید
پیش از ارسال برای یک ساکن، یک تأیید در sandbox اجرا کنید.
جلسههای Sandbox هرگز صورتحساب نمیشوند. گزارشی را ببینید که هیئتمدیره یا مدیر شما در عمل دریافت خواهد کرد.
حاکمیت را از قبل با Crown Ledger اداره میکنید؟ این تأیید هماکنون در آن گنجانده شده است.