Identitätsprüfung für HOAs und Condo-Eigentümergemeinschaften

Eine HOA oder Eigentümergemeinschaft verwaltet, wer für eine Einheit registriert ist: Eigentümer, Mieter, die Personen in einem Stimmregister, oft nur auf Grundlage eines Mietvertrags oder eines selbst angegebenen Namens. Die Identitätsprüfung gibt einem Vorstand oder einer Hausverwaltung die Möglichkeit zu bestätigen, dass die zu registrierende Person ist, wer sie vorgibt zu sein, bevor dieser Name in die offiziellen Unterlagen aufgenommen wird.

Warum das für einen Vorstand wichtig ist

Die Registrierung von Eigentümern und Mietern, die Vergabe von Zutrittsrechten und die Stimmberechtigung hängen alle davon ab, zu wissen, wer eine Person tatsächlich ist, und nicht nur, welcher Name in einem Formular steht. Fehler haben reale Folgen: Die falsche Person erhält Zutritt, eine Stimme wird unter einer strittigen Identität abgegeben, oder ein Registrierungseintrag kann vom Vorstand im Streitfall nicht vertreten werden.

Wie die Verifizierung in die Registrierung passt

Wenn ein Wohnungseigentümer oder ein neuer Mieter in die Unterlagen der Gemeinschaft aufgenommen werden muss, durchläuft er auf seinem eigenen Smartphone eine kurze Verifizierung: ein Foto der Vorder- und Rückseite eines amtlichen Ausweises, eine geführte Liveness-Prüfung und ein Selfie, das mit dem Dokument abgeglichen wird. Der Barcode oder die maschinenlesbare Zone des Reisepasses wird mit dem aufgedruckten Namen abgeglichen, sodass die hinterlegte Identität zu einem gelesenen und geprüften Dokument passt und nicht nur in ein Formular eingetippt wurde.

• Registrierung von Wohnungseigentümern: Bestätigen Sie, dass der im Grundbuch eingetragene Name zu einer realen, verifizierten Person gehört, bevor Sie die Unterlagen der Gemeinschaft aktualisieren.
• Registrierung von Mietern: Prüfen Sie die Identität eines Mieters auf dieselbe Weise, unabhängig davon, was der Vermieter bereits erhoben hat.
• Zutrittsvergabe: Verknüpfen Sie einen Schlüsselanhänger (Fob), einen Schlüssel oder ein Zutrittsmedium mit einer verifizierten Identität, nicht nur mit einem Namen in einer Tabelle.
• Abstimmungsverzeichnisse: Verringern Sie Streitigkeiten darüber, wer eine Stimme abgegeben hat, indem von Anfang an eine verifizierte Identität hinter der Registrierung steht.

Der Nachweis, auf den sich ein Vorstand berufen kann

Bei Zugriff über eine Trust Ledger-Integration wird jede Verifizierung samt zugehöriger Kontoaktivität im Activity Ledger erfasst, einem ausschließlich anfügbaren Protokoll, das von der Datenbank erzwungen wird. Für ein eigenständiges ShieldID API-Konto folgt dies in Kürze. Wird eine Registrierung einmal bei einer Jahresversammlung oder einer Vorstandssitzung angefochten, können Sie auf dieses Protokoll verweisen, nicht auf die Erinnerung an ein Gespräch.

Erste Schritte

Sandbox-Sitzungen sind kostenlos und werden nie berechnet, sodass sich eine Hausverwaltung oder ein Vorstand den vollständigen Ablauf für Antragstellende ansehen kann, bevor er für echte Eigentümer- und Mieterregistrierungen eingeführt wird.