HOA・コンドミニアム管理組合向けの本人確認

HOA(住宅所有者組合)やコンドミニアム管理組合は、ユニットの登録者、つまり所有者、入居者、議決権の記録に載る人々を管理していますが、手元にあるのは賃貸契約書や自己申告の氏名だけということも少なくありません。本人確認により、理事会や物件管理者は、その名前を正式な記録に載せる前に、登録される人物が本人であることを確認できます。

理事会にとって重要な理由

所有者や賃借人の登録、建物へのアクセス権の付与、議決権の資格は、すべて、フォームに記載された名前だけでなく、その人が実際に誰であるかを把握することに依存しています。これを誤ると、無関係な人物が入館できてしまう、争いのある身元で投票が行われる、異議を唱えられた際に理事会が根拠として示せない登録記録が残る、といった重大な結果を招きます。

登録における本人確認の位置づけ

ユニットの所有者や新しい入居者を組合の記録に追加する必要がある場合、ご本人が自分のスマートフォンで簡単な本人確認を行います。政府発行IDの表裏の撮影、ガイド付きのライブネスチェック、そして書類と照合されるセルフィーです。バーコードまたはパスポートのmachine-readable zoneは印字された氏名と照合されるため、登録される本人情報は、フォームに入力されただけのものではなく、読み取り・確認された書類と一致します。

• ユニット所有者の登録:組合の記録を更新する前に、権利証書上の氏名が実在する検証済みの人物と一致することを確認します。
• 賃借人の登録:家主がすでに収集した情報とは関係なく、同じ方法で賃借人の身元を確認します。
• アクセス権の付与:フォブ、鍵、アクセス資格情報を、スプレッドシート上の名前だけでなく、確認済みの身元に紐付けます。
• 議決権記録:登録の時点で確認済みの身元を裏付けとすることで、誰が投票したかをめぐる争いを減らします。

理事会が示せる記録

Trust Ledger連携を通じてご利用の場合、すべての検証と関連するアカウントのアクティビティは、データベースによって強制される追記専用の記録であるActivity Ledgerに記録されます。単体のShieldID APIアカウントでは近日対応予定です。年次総会や理事会で登録内容に異議が出た場合でも、会話の記憶ではなく、この記録を根拠として示すことができます。

はじめに

Sandboxセッションは無料で、請求されることはありません。そのため、管理会社や理事会は、実際の所有者や賃借人の登録に展開する前に、申請者の体験全体を確認できます。