Identitätsprüfung für Anwaltskanzleien

Die Identifizierung von Mandanten ist für viele kanadische Anwaltskanzleien eine dauerhafte Pflicht und keine einmalige Gefälligkeit. Dieser Leitfaden beschreibt praxisnah, wie sich die Identitätsprüfung in diese Arbeit einfügt. Er stellt keine Rechtsberatung dar: Ihre Verfahren zur Mandantenidentifizierung (Client Identification Procedures, CIP) sowie Ihre Pflichten nach FINTRAC und den Regeln Ihrer Anwaltskammer sind Fragen für Ihre eigene Rechtsberatung und die Compliance-Beauftragten Ihrer Kanzlei.

Der Kontext in einfachen Worten

Anwaltskanzleien, die bestimmte Finanztransaktionen abwickeln, unterliegen Anforderungen zur Mandantenidentifizierung, auf die FINTRAC und die provinziellen Anwaltskammern verweisen (in Ontario zum Beispiel gemäß den Satzungen der Anwaltskammer). Früher bedeutete das ein persönliches Treffen und eine fotokopierte Ausweiskarte. Die Mandantenverifizierung aus der Ferne – die Bestätigung der Identität ohne Treffen – wird zunehmend üblich, doch die grundlegende Pflicht, den Mandanten tatsächlich zu verifizieren und zu dokumentieren, wie Sie dabei vorgegangen sind, entfällt nicht dadurch, dass das Treffen online stattfindet.

Wo sich die Identitätsprüfung einfügt

ShieldID liest einen amtlichen Ausweis auf Vorder- und Rückseite – Führerschein, Reisepass, Karte für Daueraufenthaltsberechtigte oder Provinzausweis –, gleicht den Barcode oder die MRZ des Reisepasses mit den gedruckten Feldern ab und ordnet ein Live-Selfie über eine geführte Liveness-Aufgabe dem Dokumentfoto zu. Das Ergebnis ist eine Reihe von Urteilen pro Feld samt Nachweisen, nicht eine einzelne Annahme- oder Ablehnungsentscheidung: Ihre Kanzlei trifft die Identifizierungsentscheidung weiterhin selbst, informiert durch die Prüfergebnisse, genau wie sie heute eine Fotokopie prüfen würde, nur mit mehr Aussagekraft dahinter.

• Eine Dokumentenprüfung, die den Ausweis liest und gegenprüft, statt einen Scan nur nach Augenschein zu beurteilen.
• Eine Liveness-Prüfung und ein Gesichtsabgleich, damit bestätigt ist, dass der Mandant tatsächlich anwesend ist und nicht bloß ein Foto eines Ausweises vorliegt.
• Ein Nachweis der Prüfung, der im Activity Ledger erfasst wird, wenn der Zugriff über eine Trust Ledger-Integration erfolgt – in Kürze für ein eigenständiges ShieldID API-Konto verfügbar –, auf den Sie später verweisen können, falls die Identifizierung infrage gestellt wird.
• Unterstützung für Englisch und Französisch bei der mandantenseitigen Verifizierung, da die Mandanten einer Kanzlei nicht immer Englisch sprechen.

Was wir nicht behaupten

ShieldID legt nicht fest, ob Ihr konkretes Identifizierungsverfahren die Satzungen Ihrer Anwaltskammer oder die FINTRAC-Anforderungen für einen bestimmten Fall erfüllt – diese Beurteilung obliegt Ihrer Kanzlei und ihrer eigenen rechtlichen Einschätzung. Wir verfügen auch über keine Zertifizierung, die das Produkt als „FINTRAC-zugelassen“ oder ähnlich auszeichnet; eine solche Anbieterzertifizierung existiert nicht. Was das Produkt leisten kann, ist eine dokumentierte, wiederholbare Prüfung samt Nachweis – eine nützliche Grundlage für eine Entscheidung, die weiterhin Ihre Kanzlei trifft und für die sie verantwortlich bleibt.

Erste Schritte

Mit einer Sandbox-Sitzung, die nie berechnet wird, sieht Ihre Kanzlei genau, was die antragstellende Person erlebt und wie das Ergebnis aussieht, bevor eine echte Akte betroffen ist. Danach kann ein gehosteter Verifizierungslink an einen Mandanten gesendet werden, so wie Sie ein Dokument zur elektronischen Unterschrift verschicken.