Identiteitsverificatie voor advocatenkantoren

Cliëntidentificatie is voor veel Canadese advocatenkantoren een doorlopende verplichting, geen eenmalige beleefdheid. Deze gids beschrijft op praktisch niveau hoe identiteitsverificatie in dat werk past. Het is geen juridisch advies: uw Client Identification Procedures (CIP) en uw verplichtingen onder FINTRAC en de regels van uw Law Society zijn vragen voor uw eigen juridisch adviseur en de compliance officer van uw kantoor.

De context, in gewone taal

Advocatenkantoren die bepaalde financiële transacties afhandelen, moeten voldoen aan vereisten voor cliëntidentificatie waarnaar FINTRAC en de provinciale Law Societies verwijzen (in Ontario bijvoorbeeld op grond van de by-laws van de Law Society). Van oudsher betekende dat een persoonlijke afspraak en een gefotokopieerd identiteitsbewijs. Verificatie van cliënten op afstand — de identiteit bevestigen zonder afspraak — komt steeds vaker voor, maar de onderliggende verplichting om de cliënt daadwerkelijk te verifiëren en vast te leggen hoe u dat hebt gedaan, verdwijnt niet doordat de afspraak online plaatsvindt.

Waar identiteitsverificatie past

ShieldID leest een door de overheid uitgegeven ID aan voor- en achterzijde (rijbewijs, paspoort, verblijfskaart voor permanente inwoners of provinciaal ID), vergelijkt de barcode of de MRZ van het paspoort met de gedrukte velden en koppelt een live selfie aan de documentfoto via een begeleide liveness-uitdaging. De uitkomst is een set oordelen en bewijsmateriaal per veld, geen enkele beslissing om te accepteren of af te wijzen: uw kantoor neemt nog steeds zelf het identificatiebesluit, op basis van wat de controles hebben gevonden, precies zoals het nu een fotokopie zou beoordelen, alleen met meer signalen erachter.

• Een documentcontrole die het identiteitsbewijs uitleest en kruiselings controleert, in plaats van een scan op het oog te beoordelen.
• Een liveness-controle en gezichtsvergelijking, zodat vaststaat dat de cliënt zelf aanwezig is en het niet alleen gaat om een foto van een identiteitsbewijs.
• Een registratie van de controle, vastgelegd in de Activity Ledger wanneer u toegang krijgt via een Trust Ledger-integratie — binnenkort beschikbaar voor een zelfstandig ShieldID API-account — waarnaar u later kunt verwijzen als de identificatie ter discussie komt te staan.
• Ondersteuning in het Engels en Frans voor verificatie richting cliënten, aangezien de cliënten van een kantoor niet altijd Engelstalig zijn.

Wat wij niet beweren

ShieldID bepaalt niet of uw specifieke identificatiemethode voldoet aan de by-laws van uw Law Society of aan de vereisten van FINTRAC voor een bepaalde zaak — die beoordeling is aan uw kantoor en diens eigen juridische oordeel. Wij beschikken ook niet over een certificering waarin staat dat het product „FINTRAC-approved” is of een vergelijkbaar keurmerk draagt; een dergelijke leverancierscertificering bestaat niet. Wat het product wel kan, is u een gedocumenteerde, herhaalbare controle en een registratie daarvan bieden, wat nuttige input is voor een beslissing die uw kantoor nog steeds zelf neemt en waarvoor het verantwoordelijk blijft.

Aan de slag

Met een sandbox-sessie, die nooit in rekening wordt gebracht, ziet uw kantoor precies wat de aanvrager ervaart en hoe het resultaat eruitziet voordat het een echt dossier raakt. Daarna kan een gehoste verificatielink naar een cliënt worden gestuurd, op dezelfde manier als u een document ter ondertekening met een e-handtekening verstuurt.