Vérification d'identité pour les cabinets d'avocats

L'identification des clients est une obligation permanente pour de nombreux cabinets d'avocats canadiens, et non une simple formalité ponctuelle. Ce guide décrit, de façon pratique, la place de la vérification d'identité dans ce travail. Il ne constitue pas un avis juridique : vos procédures d'identification des clients (PIC) et vos obligations en vertu de FINTRAC et des règles de votre barreau relèvent de votre propre conseiller juridique et du responsable de la conformité de votre cabinet.

Le contexte, en termes simples

Les cabinets d'avocats qui effectuent certaines opérations financières sont soumis à des exigences d'identification des clients auxquelles renvoient FINTRAC et les barreaux provinciaux (en Ontario, par exemple, en vertu des règlements administratifs du Barreau). Autrefois, cela signifiait une rencontre en personne et une pièce d'identité photocopiée. La vérification à distance des clients, soit la confirmation de l'identité sans rencontre, est de plus en plus courante, mais l'obligation de vérifier réellement le client et de documenter la façon dont vous l'avez fait ne disparaît pas parce que la rencontre s'est déplacée en ligne.

La place de la vérification d'identité

ShieldID lit le recto et le verso d'une pièce d'identité gouvernementale — permis de conduire, passeport, carte de résident permanent ou pièce d'identité provinciale —, recoupe le code à barres ou la MRZ du passeport avec les champs imprimés, et compare un égoportrait en direct à la photo du document au moyen d'un défi guidé de preuve de vie. Le résultat est un ensemble de verdicts par champ et de preuves, et non une décision unique d'acceptation ou de rejet : votre cabinet prend toujours la décision d'identification, éclairé par les constatations des vérifications, exactement comme il examinerait une photocopie aujourd'hui, mais avec davantage de signaux à l'appui.

• Une vérification de document qui lit et recoupe la pièce d'identité plutôt que de se contenter d'examiner une numérisation à l'œil.
• Un défi de preuve de vie et une comparaison faciale, afin de confirmer que le client est bien présent, et non seulement la photo d'une pièce d'identité.
• Un dossier de la vérification, consigné dans le registre d'activité (Activity Ledger) lorsqu'on y accède par une intégration Trust Ledger — bientôt disponible pour un compte API ShieldID autonome — auquel vous pourrez vous référer plus tard si l'identification est remise en question.
• Une prise en charge de l'anglais et du français pour la vérification destinée aux clients, puisque les clients d'un cabinet ne sont pas toujours anglophones.

Ce que nous n'affirmons pas

ShieldID ne détermine pas si votre méthode d'identification satisfait aux règlements administratifs de votre barreau ou aux exigences de FINTRAC pour un dossier donné; cette détermination revient à votre cabinet et à son propre jugement juridique. Nous ne détenons pas non plus de certification attestant que le produit est « approuvé par FINTRAC » ou porteur d'une mention similaire; aucune certification de fournisseur de ce genre n'existe. Ce que le produit peut vous offrir, c'est une vérification documentée et reproductible ainsi qu'un dossier de celle-ci, un apport utile à une décision que votre cabinet prend toujours et dont il demeure responsable.

Pour commencer

Une session dans le bac à sable, jamais facturée, permet à votre cabinet de voir exactement ce que vit le demandeur et à quoi ressemble le résultat avant de toucher à un dossier réel. Ensuite, un lien de vérification hébergé peut être envoyé à un client de la même manière que vous enverriez un document à signer électroniquement.