身分証明書の検証
米国の運転免許証と州IDは表裏の両面を読み取り、バーコードを印字面と照合してチェックサムを検証します。パスポートはマシン読み取りゾーンから読み取ります。対象は50州、ワシントンD.C.、米国の5つの準州、米国国務省の外交官IDにわたり、発行管轄区域は合計57です。
HOAおよびコンドミニアム管理組合
理事会と管理者のための、HOAおよびコンドミニアム管理組合向け本人確認。
引き渡し時に登録する新しい所有者、所有者から賃借したテナント、フォブでの入館を希望する居住者。ShieldIDは公的IDを検証し、ライブの顔を照合して記録を残すため、理事会も物件管理者も、実際に誰が登録されているかを把握できます。
お悩みを、そのままの言葉で
玄関先で直接お会いしていない方を登録しています。
決済は弁護士を通じて行われ、賃貸契約は郵送やメールで提出され、アクセス申請はスプレッドシート上の名前から届きます。同じ3つのパターンが繰り返し起こります。
借り物の、または未確認の身分証明書
身分証明書のコピーや写真が添付された登録フォームが届きます。物件管理者が、それが記載された本人のものか、改ざんされていないかを目視で確実に判断する方法はありません。
組合が一度も会ったことのない入居者
区分所有者が入居者に賃貸し、賃貸契約を提出します。組合は、会ったこともない人物を、ときにはフォブや共用施設の利用権限も含めて登録するよう求められますが、その人が実際に誰なのかを確認する手段がありません。
遠隔地での不正や紛争
遠方に住む所有者や投資家の所有者、又貸しの取り決め、あるいはフロントでの入館をめぐる争いなど、誰にそこにいる権利があるのかについて組合は答えを出す必要があり、後からその経緯を示せなければなりません。
具体例
架空のコンドミニアム管理組合の場合の流れです。
Lakeview Towers Condominium Associationは、第三者の物件管理会社が管理する、架空の180戸の建物です。ある住戸の売買が成立し、新しい所有者が入居者を登録します。ここでは、その登録1件を最初から最後まで見ていきます。
登録フォームが届く
新しい所有者の弁護士が売買完了の書類を提出し、それとは別に、組合の規約類で求められているとおり、所有者がその住戸の入居者登録を提出します。管理者が確認リンクを送る
物件管理者が、ShieldIDのホスト型確認リンクを賃借人にメールで送るか、賃借人がキーフォブを受け取りに来たときにフロントでQRコードをお渡しします。賃借人が自分のスマートフォンで確認する
身分証明書を撮影し、短いライブネスチャレンジを受け、同意を行います。所要時間は数分で、管理事務所へ行く必要はありません。管理者が項目ごとの判定を確認する
氏名と生年月日は、賃借人登録フォームの記載内容と照合され、バーコードおよび印字された書類の内容とも突き合わせて確認されます。顔照合は固定された判定基準に対して報告されます。次の年次総会での争い
ある所有者が、特定の居住者が適切に登録されていたのかと異議を唱えます。管理者はアクティビティ台帳のエントリを取り出します。リンクが送信され開かれた時刻、確認済みの結果、そしてスタッフの誰が確認したかが分かります。身分証明書の画像自体はとうに削除されていますが、確認が行われたという記録は残っています。
この用途で最も重要なこと
所有者・賃借人の登録を支えるチェックです。
以下のチェックはすべて、どのプランでも、すべての本人確認で実行されます。オプションの追加機能ではありません。
顔照合
居住者ご自身のスマートフォンで撮影した自撮り写真を、書類の顔写真と比較し、固定された判定基準に対して報告します。そのため、書類だけを根拠に登録が受理されることはありません。
ライブネス検出
短いガイド付きのチャレンジを、478個の顔のランドマークで10フレーム以上にわたって追跡します。そのため、静止画の写真が居住者の代わりになることはありません。
よくある管轄区域だけでなく、すべての管轄区域に対応
海外在住の所有者のパスポートは、発行国を問わずマシン読み取りゾーンから読み取られます。米国の57の発行管轄区域のいずれかが発行した運転免許証や州IDは、拒否されることなく項目ごとに読み取られるため、遠方の所有者も他の方と同じ証拠を得られます。
保持される記録
確認にまつわる各ステップは、データベースによって強制される追記専用のアクティビティ台帳に記録されます。理事会の決定やアクセスをめぐる紛争が後から問われたときに役立ちます。
英語とフランス語
認証フローとポータルは両方の言語で利用できるため、バイリンガルのコミュニティやフランス語圏の住民にも便利です。
ガバナンスと紛争対応のために
Activity Ledgerが理事会と管理者にもたらすもの。
記録のない本人確認は、誰かが「あったと記憶している」だけのものです。ShieldIDの本人確認に関わるすべての操作は、データベースによって強制される追記専用のActivity Ledgerに記録されます。エントリの追加はできますが、編集や削除はできません。スタッフも当社も同様です。
記録に残るもの
- 現在
- 登録リンクが開かれた時刻、同意が行われた時刻、verified(認証済み)またはfailed(失敗)の結果、そして管理チームの誰が確認したか。いずれもタイムスタンプ付きです。
- ここで重要な理由
- 年次総会での資格に関する異議、入館をめぐる争い、入居者のIDの取り扱いに関する所有者からの苦情には、管理者の記憶ではなく台帳に基づいて回答できます。
- 証拠の閲覧自体も記録されます
- エントリの背後にあるネットワークとデバイスの詳細を開くには、12文字以上の書面による理由が必要で、そのリクエスト自体も記録されます。
対応予定
- 画像ごとの閲覧・ダウンロードイベント
- 結果の概要とは別に、ID写真そのものを誰が開いたかを正確に記録します。
- 判定イベント
- 理事会または管理者ご自身の登録判断とその理由が、本人確認に紐づけて記録されます。
- 削除の受領記録
- 保持期限のタイマーによって画像が自動的に削除されるたびに、台帳にエントリが残ります。
- CSVエクスポート
- 理事会資料用のスプレッドシート出力です。現在、Activity LogはJSON APIからのみ読み取り可能で、専用のエクスポート機能はまだありません。
建物への組み込み方
3通りの導入方法。
管理組合が現在、所有者やテナントを登録している方法に合ったものをお選びください。
ホスト型リンクまたはQRコード
入居前に登録リンクをメールでお送りするか、フォブや共用施設の利用権を発行する際にフロントデスクでQRコードを提示します。アプリのインストールは不要で、フロントデスクに専用のカメラも必要ありません。
API
物件管理プラットフォームの登録ワークフロー向けの1つのREST API。セッションを作成し、リンクを送信すると、結果が出た時点で署名付きWebhookを受信できます。Sandboxセッションに課金されることはありません。
お使いのHOAまたは物件管理ソフトウェア
多くの管理組合は、所有者、入居者、入退場の申請をすでに管理しているシステム(物件管理プラットフォーム、会計システム、理事会向けポータルなど)からAPIを呼び出し、登録確認メールがもともと送信されているのと同じメールに認証リンクを入れています。
プライバシーと同意
居住者にIDの提示を求める前に知っておくべきこと。
これは背景情報であり、法的助言ではありません。HOAやコンドミニアム管理組合が何を収集でき、どのくらいの期間保管しなければならないかは、州のコンドミニアム法およびHOA法、組合の規約類、適用されるプライバシー法によって定まります。方針を定める前に、ご自身の法律顧問にご確認ください。
- 確認に対する居住者の同意は、撮影が始まる前に、居住者ご自身のデバイス上で取得されます。
- ID画像は短いタイマーで自動的に削除されます。既定は7日間で、サービス全体に対して設定されています。組合の記録保管上、より長い履歴が必要な場合は、理事会または管理会社の側でファイルにメモを残してください。
- ShieldIDが報告するのは判定結果と証拠であり、登録の可否の判断ではありません。所有者や入居者を登録するかどうか、またどのような条件で登録するかは、組合自身の規約類に基づき、理事会またはその管理者に委ねられます。
- データは、パブリッククラウドや米国のデータセンターではなく、カナダにあるShieldID自身のサーバーで処理・保管されます。ShieldIDは、米国のプライバシー法に関する認証を取得していません。
他との比較
フロントデスクで渡されるコピーとの比較です。
ベンダー名ではなくカテゴリで比較しています。「一般的なエンタープライズ向けIDV」は、本人確認市場全体を広く調査した結果を表しており、実際にはベンダーによって異なります。
| 機能 | ShieldID | 一般的なエンタープライズ向けIDV | 手動チェック |
|---|---|---|---|
| 読みやすいコピーというだけでなく、ID自体が本物であることを確認します | はい | 通常は対応 | いいえ |
| 居住者が写真の本人であることを、ライブで確認します | はい | 通常は対応 | いいえ |
| 事務所で会うことのない所有者やテナントにも対応できます | はい | 通常は対応 | いいえ |
| 見慣れない書類や海外の書類も、即座に拒否せずに読み取ります | はい | まれ | スタッフ次第 |
| 総会や入退室の紛争に備えて、検索可能な記録を残します | はい | お客様には提供されない | ファイルキャビネットがあるかもしれません |
| 英語とフランス語に対応 | はい | ベンダー次第 | スタッフ次第 |
ご懸念にお答えします
理事会や物件管理者の方がまず尋ねられること。
「ご自身の規約類をご確認ください」という答えになる場合も含め、率直にお答えします。
HOAやコンドミニアム管理組合は、所有者や入居者にID確認を求めることができますか？
それは、州の法律、組合の規約類、そして要件の適用方法によって異なります。これは法的助言ではありません。方針を定める前に、州のコンドミニアム法およびHOA法を確認し、組合ご自身の法律顧問にご相談ください。
入居手続きが遅くなりませんか？
確認は居住者ご自身のスマートフォンで、ご都合のよい時間に数分で完了します。管理事務所で順番を待つ必要はありません。フロントに置いたQRコードも、メールで送るリンクと同じようにご利用いただけます。
海外在住の所有者や、見慣れない外国の書類の場合はどうなりますか？
パスポートは発行国を問わずマシン読み取りゾーンから読み取られるため、海外在住の所有者も他の方と同じように対応できます。米国の57の発行管轄区域のいずれかが発行した運転免許証または州IDは、項目ごとに読み取られます。米国外で発行された運転免許証には、まだ対応していません。
提出された身分証明書は誰が見られますか？
画像は短いタイマーで自動的に削除されます。本人確認記録へのアクセスはアクティビティ台帳に記録されます。画像ごとの閲覧ログは近日対応予定です。
これは管理ソフトウェアにある所有者記録の代わりになりますか？
いいえ。ShieldIDは登録時の本人確認を行うものであり、所有権、管理費、運営に関する記録の正本は、引き続きお使いの管理ソフトウェアや理事会ポータルです。APIとホスト型リンクは、すでにお使いのどのシステムにも組み込めるように作られています。
確認できる内容
所有者と入居者を確認し、その方法を理事会も確認できます。
新しい所有者または入居者は、登録リンクから本人確認を行います。管理者は、身分証から読み取ったフィールドと、各チェックの判定を確認できます。
ご質問
理事会と管理者の皆さまへの率直なお答え。
次の登録の前にお試しください
居住者に送る前に、sandboxで本人確認を1件実行してみましょう。
Sandboxのセッションに料金は一切かかりません。理事会や管理者が実際に受け取るレポートをご確認ください。
理事会がすでに使っている管理ソフトウェアと併用できます。