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HOA और कॉन्डो एसोसिएशन
क्लोज़िंग पर रजिस्टर होने वाला नया मालिक, किसी यूनिट मालिक द्वारा किराये पर दिया गया किरायेदार, फ़ॉब एक्सेस माँगने वाला निवासी: ShieldID सरकारी ID को सत्यापित करता है, लाइव चेहरे का मिलान करता है और रिकॉर्ड रखता है, ताकि आपके बोर्ड और प्रॉपर्टी मैनेजर को पता रहे कि फ़ाइल में असल में कौन है।
समस्या, आपके शब्दों में
क्लोज़िंग वकीलों के ज़रिए होती है, लीज़ डाक या ईमेल से दाख़िल की जाती हैं, और प्रवेश के अनुरोध स्प्रेडशीट में दर्ज नामों से आते हैं। तीन पैटर्न बार-बार सामने आते हैं।
पंजीकरण फ़ॉर्म के साथ आईडी की फ़ोटोकॉपी या फ़ोटो आती है। प्रॉपर्टी मैनेजर के पास आँख से यह बताने का कोई भरोसेमंद तरीका नहीं है कि वह नामित व्यक्ति की ही है या उसमें बदलाव किया गया है।
एक यूनिट मालिक किसी किरायेदार को किराये पर देता है और लीज़ दाखिल करता है; एसोसिएशन से ऐसे व्यक्ति को पंजीकृत करने को कहा जाता है जिससे वह कभी मिली नहीं, कभी-कभी fob या सुविधाओं के प्रवेश के लिए, और यह पुष्टि करने का कोई तरीका नहीं होता कि वह व्यक्ति असल में कौन है।
कोई दूरस्थ या निवेशक मालिक, सबलेटिंग की व्यवस्था, या फ़्रंट डेस्क पर प्रवेश को लेकर विवाद: एसोसिएशन को इस सवाल का जवाब चाहिए कि वहाँ रहने का हक़दार कौन है, और बाद में अपना काम दिखा सकने की क्षमता भी चाहिए।
एक काल्पनिक उदाहरण
Lakeview Towers Condominium Association एक काल्पनिक 180-यूनिट की इमारत है जिसे एक थर्ड-पार्टी प्रॉपर्टी मैनेजर संभालता है। एक यूनिट की बिक्री पूरी होती है और नया मालिक एक किरायेदार को पंजीकृत करता है। यहाँ एक पंजीकरण शुरू से अंत तक दिखाया गया है।
इसके लिए सबसे ज़्यादा क्या मायने रखता है
नीचे दी गई हर जाँच हर सत्यापन पर, हर प्लान में चलती है। इनमें से कुछ भी वैकल्पिक अतिरिक्त नहीं है।
गवर्नेंस और विवादों के लिए
रिकॉर्ड के बिना वेरिफ़िकेशन बस किसी को याद रहने वाली एक घटना है। ShieldID वेरिफ़िकेशन से जुड़ी हर कार्रवाई एक append-only Activity Ledger में दर्ज होती है, जिसे डेटाबेस स्तर पर लागू किया जाता है: प्रविष्टियाँ जोड़ी जा सकती हैं, पर कभी संपादित या हटाई नहीं जा सकतीं, न स्टाफ़ द्वारा और न हमारे द्वारा।
यह आपकी इमारत में कैसे फ़िट होता है
वह चुनें जो इस बात से मेल खाता हो कि आपकी कॉर्पोरेशन मालिकों और किरायेदारों को पहले से कैसे रजिस्टर करती है।
मूव-इन से पहले रजिस्ट्रेशन लिंक ईमेल करें, या जब फ़ॉब या सुविधाओं तक पहुँच जारी की जाए तो फ़्रंट डेस्क पर QR कोड दिखाएँ। ऐप इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं, और फ़्रंट डेस्क को अपना कैमरा भी नहीं चाहिए।
प्रॉपर्टी मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म के रजिस्ट्रेशन वर्कफ़्लो के लिए एक REST API: सेशन बनाएँ, लिंक भेजें, और नतीजा आते ही हस्ताक्षरित webhook प्राप्त करें। sandbox सेशन का कभी बिल नहीं बनता।
अधिकांश एसोसिएशन API को उसी सिस्टम से कॉल करती हैं जो पहले से मालिकों, किरायेदारों और प्रवेश अनुरोधों का हिसाब रखता है, जैसे प्रॉपर्टी मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म, अकाउंटिंग सिस्टम या बोर्ड पोर्टल, और सत्यापन लिंक को उसी ईमेल में डाल देती हैं जिसमें पंजीकरण की पुष्टि पहले से भेजी जाती है।
गोपनीयता और सहमति
यह पृष्ठभूमि की जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। HOA या कॉन्डो एसोसिएशन क्या एकत्र कर सकती है और उसे कितने समय तक रखना होगा, यह आपके राज्य के कॉन्डोमिनियम और HOA कानून, आपकी एसोसिएशन के शासकीय दस्तावेज़ों और लागू गोपनीयता कानून से तय होता है। कोई नीति बनाने से पहले अपने वकील से परामर्श करें।
इसकी तुलना कैसे होती है
श्रेणियाँ, वेंडर के नाम नहीं। "Typical enterprise IDV" उस बात को बताता है जो हमें व्यापक पहचान-सत्यापन बाज़ार में मिली; वेंडर के अनुसार आपका अनुभव अलग हो सकता है।
| क्षमता | ShieldID | सामान्य एंटरप्राइज़ IDV | मैन्युअल जाँचें |
|---|---|---|---|
| पुष्टि करता है कि ID स्वयं असली है, सिर्फ़ पढ़ने लायक फ़ोटोकॉपी नहीं | हाँ | आम तौर पर | नहीं |
| पुष्टि करता है कि निवासी वही व्यक्ति है जो फ़ोटो में है, लाइव | हाँ | आम तौर पर | नहीं |
| ऐसे मालिक या किरायेदार के लिए काम करता है जिनसे आप कार्यालय में कभी नहीं मिलेंगे | हाँ | आम तौर पर | नहीं |
| किसी अपरिचित या विदेशी दस्तावेज़ को सीधे ठुकराने के बजाय पढ़ता है | हाँ | कभी-कभार | कर्मचारियों पर निर्भर |
| AGM या प्रवेश विवाद के लिए खोजने योग्य रिकॉर्ड छोड़ता है | हाँ | ग्राहक को उपलब्ध नहीं कराया जाता | शायद एक फ़ाइलिंग कैबिनेट |
| अंग्रेज़ी और फ़्रेंच में उपलब्ध | हाँ | वेंडर पर निर्भर करता है | कर्मचारियों पर निर्भर |
आपत्तियाँ, जवाबों के साथ
सीधे जवाब, उन जगहों समेत जहाँ जवाब है "अपने शासकीय दस्तावेज़ देखें।"
यह आपके राज्य, आपकी एसोसिएशन के शासकीय दस्तावेज़ों और इस अपेक्षा को लागू करने के तरीके पर निर्भर करता है। यह कानूनी सलाह नहीं है; कोई नीति बनाने से पहले अपने राज्य का कॉन्डोमिनियम और HOA कानून देखें और अपनी एसोसिएशन के वकील से सलाह लें।
जाँच निवासी के अपने फ़ोन पर, कुछ ही मिनटों में, उनकी अपनी सुविधा से हो जाती है; प्रबंधन कार्यालय में कतार में लगने की ज़रूरत नहीं। फ़्रंट डेस्क पर लगा QR कोड उतना ही कारगर है जितना ईमेल से भेजा गया लिंक।
पासपोर्ट को जारी करने वाले देश की परवाह किए बिना उसके मशीन-रीडेबल ज़ोन से पढ़ा जाता है, इसलिए अंतरराष्ट्रीय मालिक भी किसी और की तरह ही कवर होते हैं। अमेरिका के 57 जारीकर्ता क्षेत्राधिकारों में से किसी का भी ड्राइवर लाइसेंस या स्टेट ID फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड पढ़ा जाता है; अमेरिका के बाहर जारी लाइसेंस अभी समर्थित नहीं है।
छवि एक छोटे टाइमर पर अपने आप हटा दी जाती है। सत्यापन रिकॉर्ड तक पहुँच Activity Ledger में दर्ज की जाती है; प्रति-छवि व्यू लॉगिंग जल्द आ रही है।
नहीं। ShieldID पंजीकरण के समय पहचान सत्यापित करता है; स्वामित्व, बकाया शुल्क और प्रशासन के लिए आपका मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर या बोर्ड पोर्टल ही रिकॉर्ड का मुख्य सिस्टम बना रहता है। API और hosted लिंक इस तरह बनाए गए हैं कि आप जो भी सिस्टम पहले से इस्तेमाल करते हैं, उसमें फ़िट हो जाएँ।
आप क्या देखते हैं
नया मालिक या किरायेदार रजिस्ट्रेशन लिंक से सत्यापन करता है। मैनेजर को ID से पढ़े गए फ़ील्ड और हर चेक का निर्णय दिखता है।
प्रश्न
अपने अगले पंजीकरण से पहले इसे आज़माएँ
Sandbox सत्रों का कभी बिल नहीं बनता। वही रिपोर्ट देखें जो आपके बोर्ड या मैनेजर को वास्तव में मिलेगी।
आपका बोर्ड जो भी मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर पहले से इस्तेमाल करता है, उसके साथ काम करता है।