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ShieldID

HOA y asociaciones de condominios

Verificación de identidad para HOA y asociaciones de condominios, para juntas y administradores.

Un nuevo propietario que se registra al momento de la escrituración, un inquilino al que un propietario arrendó su unidad, un residente que solicita un llavero de acceso: ShieldID verifica el documento de identidad oficial, compara el rostro en vivo y conserva un registro, para que su junta y su administrador de la propiedad sepan quién está realmente registrado.

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El problema, en sus palabras

Usted está registrando a personas a quienes no conoció personalmente en la puerta.

Los cierres se tramitan a través de abogados, los contratos de arrendamiento se presentan por correo postal o electrónico, y las solicitudes de acceso llegan a partir de nombres en una hoja de cálculo. Tres patrones se repiten una y otra vez.

Documento de identidad prestado o sin verificar

Llega un formulario de registro con una fotocopia o una foto de un documento de identidad. Un administrador de propiedades no tiene una forma confiable de saber, a simple vista, si pertenece a la persona nombrada o si ha sido alterado.

Inquilinos a quienes la asociación nunca ve

Un propietario de unidad arrienda a un inquilino y presenta el contrato; se le pide a la asociación que registre a una persona a quien nunca ha conocido, a veces para acceso con llave electrónica o a las áreas comunes, sin ninguna forma de confirmar quién es realmente.

Fraude y disputas a distancia

Un propietario remoto o inversionista, un acuerdo de subarrendamiento o una disputa de acceso en la recepción: la asociación necesita una respuesta sobre quién tiene derecho a estar allí y poder demostrar después cómo llegó a ella.

Un ejemplo práctico

Cómo se desarrolla en una corporación de condominio ficticia.

Lakeview Towers Condominium Association es un edificio ficticio de 180 unidades administrado por un administrador de propiedades externo. Se cierra la venta de una unidad y el nuevo propietario registra a un inquilino. Este es un registro, de principio a fin.

  1. Llega el formulario de registro

    El abogado del nuevo propietario presenta la documentación del cierre y, por separado, el propietario envía un registro de inquilino para la unidad, como lo exigen los documentos rectores de la asociación.

  2. El administrador envía un enlace de verificación

    El administrador de la propiedad envía al inquilino por correo electrónico un enlace de verificación alojado de ShieldID, o le entrega un código QR en la recepción cuando el inquilino recoge su llave electrónica.

  3. El inquilino se verifica en su propio teléfono

    Fotografía su documento de identidad, realiza un breve desafío de prueba de vida y da su consentimiento, en pocos minutos, sin tener que ir a la oficina de administración.

  4. El administrador revisa los veredictos por campo

    El nombre y la fecha de nacimiento se comparan con lo que indica el formulario de registro del inquilino, contrastados con el código de barras y con el documento impreso, y se informa una comparación facial frente a un umbral de decisión fijo.

  5. Una disputa en la próxima asamblea anual

    Un propietario cuestiona si un ocupante en particular fue registrado debidamente alguna vez. El administrador consulta la entrada del registro de actividad: cuándo se envió y se abrió el enlace, el resultado verificado y qué miembro del personal lo revisó. La imagen del documento de identidad se eliminó hace tiempo; el registro de que la verificación se realizó, no.

Lo que más importa en este caso

Las verificaciones que respaldan el registro de propietarios e inquilinos.

Cada verificación a continuación se realiza en cada proceso de verificación, en todos los planes. Ninguna es un extra opcional.

Verificación de documentos de identidad

Licencias de conducir e identificaciones estatales de EE. UU., leídas por el anverso y el reverso, con el código de barras verificado mediante suma de comprobación contra la página impresa, además de pasaportes leídos desde la zona de lectura mecánica. La cobertura abarca los 50 estados, el Distrito de Columbia, cinco territorios de EE. UU. y los documentos de identidad diplomáticos del Departamento de Estado de EE. UU., para un total de 57 jurisdicciones emisoras.

Comparación facial

La selfie tomada en el teléfono del propio residente se compara con el retrato del documento y se informa frente a un umbral de decisión fijo, de modo que un registro no se acepta solo por la validez de un documento.

Detección de prueba de vida

Un breve desafío guiado, con seguimiento de 478 puntos de referencia faciales en al menos diez fotogramas, para que una foto estática no pueda suplantar al residente.

Todas las jurisdicciones, no solo las más comunes

El pasaporte de un propietario extranjero se lee desde su zona de lectura mecánica sin importar el país emisor. Una licencia o identificación estatal de cualquiera de las 57 jurisdicciones emisoras de EE. UU. se lee campo por campo en lugar de rechazarse de plano, de modo que un propietario remoto obtiene la misma evidencia que cualquier otra persona.

Un registro conservado

Cada paso relacionado con la verificación se anota en el registro de actividad, que solo permite agregar entradas y está garantizado por la base de datos; es útil cuando una decisión del consejo o una disputa de acceso se cuestiona más adelante.

Inglés y francés

El flujo de verificación y el portal están disponibles en ambos idiomas, lo que es útil para una comunidad bilingüe o un residente francófono.

Para la gobernanza y las disputas

Lo que el registro de actividad ofrece a una junta directiva y a su administrador.

Una verificación sin registro es solo algo que alguien recuerda que ocurrió. Cada acción en torno a una verificación de ShieldID se anota en un registro de actividad de solo adición, garantizado por la base de datos: se pueden agregar entradas, pero nunca editarlas ni eliminarlas, ni el personal ni nosotros.

Lo que queda en el registro

Hoy
Cuándo se abrió un enlace de registro, cuándo se dio el consentimiento, el resultado verificado o fallido, y quién del equipo de administración lo revisó, cada uno con su marca de tiempo.
Por qué importa aquí
Una impugnación de elegibilidad en la asamblea anual, una disputa de acceso o la queja de un propietario sobre cómo se manejó el documento de identidad de su inquilino pueden responderse a partir del registro de actividad en lugar de la memoria de un administrador.
La lectura de la evidencia también se registra
Abrir el detalle de red y de dispositivo detrás de una entrada requiere un motivo por escrito de al menos doce caracteres, y esa solicitud también queda registrada.

En camino

Eventos de visualización y descarga por imagen
Exactamente quién abrió la foto del documento de identidad, de forma independiente al resumen del resultado.
Eventos de decisión
La decisión de registro de la junta o del administrador, junto con el motivo, queda registrada en la verificación.
Comprobantes de purga
Una entrada en el registro cada vez que una imagen se elimina automáticamente al cumplirse su temporizador de conservación.
Exportación a CSV
Una exportación a hoja de cálculo para los paquetes de la junta: actualmente el registro de actividad solo puede leerse mediante la API JSON, sin una función de exportación específica por el momento.
Ver el registro de actividad completo

Cómo se adapta a su edificio

Tres formas de integrarlo.

Elija la que coincida con la manera en que su corporación ya registra a propietarios e inquilinos.

Enlace alojado o código QR

Envíe por correo electrónico un enlace de registro antes de la mudanza, o muestre un código QR en la recepción cuando se emita un llavero de acceso o el acceso a las áreas comunes. Sin instalar ninguna aplicación, y la recepción nunca necesita su propia cámara.

API

Una sola API REST para el flujo de registro de una plataforma de administración de propiedades: cree una sesión, envíe el enlace y reciba un webhook firmado cuando llegue el resultado. Las sesiones en el entorno de pruebas (sandbox) nunca se facturan.

Su software de administración de HOA o de propiedades

La mayoría de las asociaciones llaman a la API desde el sistema que ya registra a propietarios, inquilinos y solicitudes de acceso, ya sea una plataforma de administración de propiedades, un sistema contable o un portal de la junta, e incluyen el enlace de verificación en el mismo correo electrónico en el que ya se envía la confirmación de registro.

Privacidad y consentimiento

Lo que debe saber antes de pedirle un documento de identidad a un residente.

Esto es información general, no asesoría legal. Lo que una HOA o asociación de condominios puede recopilar, y durante cuánto tiempo debe conservarlo, lo establecen la ley de condominios y de HOA de su estado, los documentos rectores de su asociación y la legislación de privacidad aplicable. Consulte a su propio asesor legal antes de definir una política.

  • El consentimiento del residente para la verificación se obtiene en su propio dispositivo, antes de que comience la captura.
  • Las imágenes de los documentos de identidad se eliminan automáticamente con un temporizador corto, de siete días de forma predeterminada, configurado para el servicio en su conjunto; conserve su propia nota en el archivo de la junta o de la administración si los requisitos de registro de su asociación exigen un historial más prolongado.
  • ShieldID informa veredictos y evidencia, no una decisión de registro. La decisión de registrar o no a un propietario o inquilino, y en qué términos, corresponde a la junta o a su administrador, conforme a los documentos rectores de la propia asociación.
  • Los datos se procesan y almacenan en los servidores propios de ShieldID en Canadá, no en una nube pública ni en un centro de datos de EE. UU. ShieldID no cuenta con ninguna certificación en materia de leyes de privacidad de EE. UU.

Cómo se compara

Frente a una fotocopia entregada en la recepción.

Categorías, no nombres de proveedores. «IDV empresarial típico» describe lo que encontramos en el mercado de la verificación de identidad en general; los resultados variarán según el proveedor.

ShieldID comparado con una plataforma empresarial típica de verificación de identidad y con una fotocopia tomada en la oficina de administración.
CapacidadShieldIDVerificación de identidad empresarial típicaVerificaciones manuales
Confirma que el documento de identidad en sí es auténtico, no solo una fotocopia legibleSíPor lo generalNo
Confirma que el residente es la persona de la foto, en vivoSíPor lo generalNo
Funciona con un propietario o inquilino a quien nunca conocerá en la oficinaSíPor lo generalNo
Lee un documento desconocido o extranjero en lugar de rechazarlo de planoSíRara vezDepende del personal
Deja un registro consultable para una asamblea general anual o una disputa de accesoSíNo se ofrece al clienteTal vez un archivero
Disponible en inglés y francésSíDepende del proveedorDepende del personal

Objeciones, respondidas

Lo primero que preguntan los consejos de administración y los administradores de propiedades.

Respuestas directas, incluso cuando la respuesta es "consulte sus propios documentos de gobierno".

¿Puede nuestra HOA o asociación de condominios exigir la verificación de identidad a propietarios e inquilinos?

Eso depende de su estado, de los documentos rectores de su asociación y de cómo se aplique el requisito. Esto no es asesoría legal; consulte la ley de condominios y de HOA de su estado y a su propio asesor legal antes de definir una política.

¿Hará esto más lentas las mudanzas?

La verificación se realiza en el teléfono del propio residente en pocos minutos, en el horario que prefiera, sin hacer fila en la oficina de administración. Un código QR en la recepción funciona igual de bien que un enlace enviado por correo electrónico.

¿Qué pasa con un propietario que vive en el extranjero o con un documento extranjero poco conocido?

Un pasaporte se lee desde su zona de lectura mecánica sin importar el país emisor, por lo que un propietario extranjero queda cubierto igual que cualquier otra persona. Una licencia de conducir o identificación estatal de cualquiera de las 57 jurisdicciones emisoras de EE. UU. se lee campo por campo; una licencia emitida fuera de EE. UU. aún no es compatible.

¿Quién puede ver el documento de identidad una vez enviado?

La imagen se elimina automáticamente en un plazo corto. El acceso al registro de la verificación queda anotado en el registro de actividad; el registro de cada visualización de imagen llegará pronto.

¿Esto reemplaza los registros de propietarios de nuestro software de administración?

No. ShieldID verifica la identidad en el momento del registro; su software de administración o portal de la junta sigue siendo el sistema de registro para la titularidad, las cuotas y la gobernanza. La API y el enlace alojado están diseñados para integrarse con el que ya utilice.

Lo que usted ve

Propietarios e inquilinos verificados, y el consejo puede ver cómo.

Un nuevo propietario o inquilino se verifica desde el enlace de registro. El administrador ve los campos leídos del documento de identidad y un veredicto por cada verificación.

Ilustración con datos de ejemplo: el teléfono de un solicitante en el flujo de verificación alojado y el portal de ShieldID mostrando el resultado de Nicole Bennett, licencia de conducir de Florida, registro de propietario, Unidad 1203, con los campos leídos del documento de identidad y doce verificaciones.

Preguntas

Respuestas claras para consejos y administradores.

Pruébelo antes de su próximo registro

Realice una verificación en el entorno de pruebas (sandbox) antes de enviarla a un residente.

Las sesiones del entorno de pruebas (sandbox) nunca se facturan. Vea el informe que realmente recibiría su consejo o su administrador.

Comience gratis en el entorno de pruebas (sandbox)Reservar una demostración

Funciona junto con cualquier software de administración que su junta ya utilice.