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HOA et associations de copropriétaires
Un nouveau propriétaire qui s'inscrit à la clôture, un locataire à qui un propriétaire a loué son unité, un résident qui demande un accès par fob : ShieldID vérifie la pièce d'identité gouvernementale, compare le visage en direct et conserve une trace, pour que votre conseil et votre gestionnaire immobilier sachent qui figure réellement au dossier.
Le problème, dans vos mots
Les clôtures passent par des avocats, les baux sont transmis par la poste ou par courriel, et les demandes d'accès arrivent sous forme de noms dans un tableur. Trois scénarios reviennent sans cesse.
Un formulaire d'inscription arrive accompagné d'une photocopie ou d'une photo d'une pièce d'identité. Un gestionnaire immobilier n'a aucun moyen fiable de savoir, à l'œil nu, si elle appartient bien à la personne nommée ou si elle a été altérée.
Un propriétaire d'unité loue à un locataire et dépose le bail; on demande à l'association d'inscrire une personne qu'elle n'a jamais rencontrée, parfois pour un accès par porte-clé ou aux aires communes, sans aucun moyen de confirmer l'identité réelle de cette personne.
Un propriétaire à distance ou investisseur, une sous-location ou un différend d'accès à la réception : l'association a besoin d'une réponse sur qui a le droit d'être là, et doit pouvoir justifier sa démarche par la suite.
Un exemple concret
Lakeview Towers Condominium Association est un immeuble fictif de 180 unités géré par un gestionnaire immobilier tiers. La vente d'une unité se conclut et le nouveau propriétaire inscrit un locataire. Voici une inscription, du début à la fin.
Ce qui compte le plus ici
Chacune des vérifications ci-dessous est effectuée à chaque vérification, quel que soit le forfait. Aucune n'est une option facultative.
Pour la gouvernance et les différends
Une vérification sans trace n'est qu'un souvenir de quelqu'un. Chaque action liée à une vérification ShieldID est inscrite dans un registre d'activité en ajout seulement, garanti par la base de données : on peut ajouter des entrées, jamais les modifier ni les supprimer, ni le personnel, ni nous.
Comment il s'intègre à votre immeuble
Choisissez celle qui correspond à la façon dont votre syndicat inscrit déjà ses propriétaires et ses locataires.
Envoyez par courriel un lien d'inscription avant l'emménagement, ou présentez un code QR à la réception lorsqu'un fob ou un accès aux aires communes est remis. Aucune application à installer, et la réception n'a jamais besoin de sa propre caméra.
Une seule API REST pour le flux d'inscription d'une plateforme de gestion immobilière : créez une session, envoyez le lien, recevez un webhook signé dès que le résultat est disponible. Les sessions en bac à sable ne sont jamais facturées.
La plupart des associations appellent l'API depuis le système qui assure déjà le suivi des propriétaires, des locataires et des demandes d'accès, qu'il s'agisse d'une plateforme de gestion immobilière, d'un système comptable ou d'un portail du conseil, et insèrent le lien de vérification dans le même courriel que celui où la confirmation d'inscription est déjà envoyée.
Confidentialité et consentement
Ceci est de l'information générale, et non un avis juridique. Ce qu'une association de propriétaires (HOA) ou de copropriétaires peut recueillir, et pendant combien de temps elle doit le conserver, est déterminé par la loi de votre État sur les copropriétés et les HOA, par les documents constitutifs de votre association et par la loi applicable en matière de protection de la vie privée. Consultez votre propre conseiller juridique avant d'établir une politique.
Comparaison
Des catégories, pas des noms de fournisseurs. « IDV d'entreprise typique » décrit ce que nous avons observé dans l'ensemble du marché de la vérification d'identité; les résultats varient selon le fournisseur.
| Capacité | ShieldID | Solution IDV d'entreprise typique | Vérifications manuelles |
|---|---|---|---|
| Confirme que la pièce d'identité elle-même est authentique, et pas seulement qu'il s'agit d'une photocopie lisible | Oui | Habituellement | Non |
| Confirme, en direct, que le résident est bien la personne sur la photo | Oui | Habituellement | Non |
| Convient à un propriétaire ou un locataire que vous ne rencontrerez jamais au bureau | Oui | Habituellement | Non |
| Lit un document inhabituel ou étranger au lieu de le refuser d'emblée | Oui | Rarement | Selon le personnel |
| Laisse une trace consultable en cas de litige lors d'une assemblée générale annuelle ou d'un différend d'accès | Oui | Non offert au client | Un classeur, peut-être |
| Offert en anglais et en français | Oui | Selon le fournisseur | Selon le personnel |
Objections, avec réponses
Des réponses directes, y compris lorsque la réponse est « consultez vos propres documents constitutifs ».
Cela dépend de votre État, des documents constitutifs de votre association et de la façon dont l'exigence est appliquée. Ceci n'est pas un avis juridique : consultez la loi de votre État sur les copropriétés et les HOA ainsi que le conseiller juridique de votre association avant d'établir une politique.
La vérification se fait sur le téléphone du résident en quelques minutes, au moment qui lui convient, sans file d'attente au bureau de gestion. Un code QR à la réception fonctionne aussi bien qu'un lien envoyé par courriel.
Un passeport est lu à partir de sa zone de lecture automatique, quel que soit le pays émetteur; un propriétaire étranger est donc couvert de la même façon que n'importe qui d'autre. Un permis de conduire ou une carte d'identité d'État provenant de l'une des 57 juridictions émettrices américaines est lu champ par champ; un permis délivré hors des États-Unis n'est pas encore pris en charge.
L'image est purgée automatiquement selon une courte minuterie. L'accès au dossier de vérification est consigné dans le registre d'activité; la journalisation de la consultation par image sera bientôt offerte.
Non. ShieldID vérifie l'identité au moment de l'inscription; votre logiciel de gestion ou votre portail du conseil demeure le système de référence pour la propriété, les cotisations et la gouvernance. L'API et le lien hébergé sont conçus pour s'intégrer à celui que vous utilisez déjà.
Ce que vous voyez
Un nouveau propriétaire ou locataire se vérifie à partir du lien d’inscription. Le gestionnaire voit les champs lus sur la pièce d’identité et un verdict pour chaque contrôle.
Questions
Essayez-le avant votre prochaine inscription
Les sessions en bac à sable ne sont jamais facturées. Consultez le rapport que votre conseil ou votre gestionnaire recevrait réellement.
Fonctionne avec le logiciel de gestion que votre conseil utilise déjà.