身份證件驗證
支援美國駕駛執照及州身份證,正反兩面均會讀取,並把條碼與印刷內容比對校驗,另可從機讀區讀取護照。覆蓋全部 50 個州、哥倫比亞特區、五個美國領地以及美國國務院外交身份證,合共 57 個簽發司法管轄區。
HOA 及公寓業主協會
為董事會及管理人而設的 HOA 及公寓業主協會身份驗證。
成交時登記嘅新業主、單位業主出租嘅租客、要求門禁權限嘅住戶：ShieldID 會驗證政府簽發證件、比對即時面容並保留紀錄，令你嘅董事會同物業經理清楚知道檔案上實際係邊個。
你所講嘅問題
你登記緊嘅人,你並冇親身喺門口見過。
成交透過律師進行,租約用郵寄或電郵存檔,進出申請就憑試算表上嘅名字處理。有三種情況一再出現。
借用或未經驗證嘅證件
登記表格連同一份身份證件嘅影印本或相片一齊送到。物業經理單憑肉眼,冇可靠方法分辨佢係咪屬於表上所述嘅人,或者有冇被改動過。
協會從未見過的租客
單位業主把單位租給租客並提交租約;協會被要求登記一位素未謀面的人,有時還涉及感應鎖匙或設施使用權,卻沒有任何方法確認對方到底是誰。
遠距離嘅欺詐同糾紛
可能是遠在外地或投資性質的業主、轉租安排,或是在大堂櫃檯發生的出入爭議:協會需要就誰有權在場作出答覆,日後亦要能夠拿出佐證。
一個實際例子
以一個虛構嘅共管公寓法團為例,睇吓點樣運作。
Lakeview Towers Condominium Association 是一幢虛構的 180 個單位大廈,由第三方物業管理公司管理。一個單位成交後,新業主登記了一名租客。以下是一宗登記由頭到尾的過程。
登記表格送到
新業主的律師提交成交文件,而業主則另行按協會管治文件的要求,為該單位提交租客登記。管理人發送驗證連結
物業經理用電郵向租客發送 ShieldID 託管驗證連結,或者喺租客領取感應匙扣時,喺大堂櫃檯交出二維碼。租客用自己部手機驗證
租客影低身份證件,完成一個簡短嘅活體挑戰並給予同意,幾分鐘搞掂,毋須去管理處。管理人審閱逐個欄位嘅判定
姓名同出生日期會同租客登記表格所述內容核對,並與條碼同印刷證件交叉比對,人臉比對則按固定決策線報告結果。下一次週年大會上的爭議
有業主質疑某位住戶是否曾經妥善登記。管理人調出 Activity Ledger 條目:連結幾時發出同開啟、已驗證嘅結果,以及邊位職員審閱過。證件影像本身早已清除;但檢查曾經進行嘅紀錄依然保留。
對呢方面最重要嘅嘢
支援業主及租客登記嘅檢查項目。
以下每項檢查,喺每次驗證、每個方案都會執行,冇一項係可選附加項目。
人臉比對
喺住戶自己部手機拍攝嘅自拍,會同證件肖像比對,並按固定決策線報告結果,所以登記唔會單憑一份證件就獲接納。
活體偵測
一個簡短嘅引導式挑戰,喺最少十幀畫面入面追蹤 478 個面部特徵點,所以靜態相片無法冒充住戶。
涵蓋每個司法管轄區,而不只是常見的那些
海外業主的護照會從機讀區讀取,不論簽發國家。來自美國 57 個簽發司法管轄區的駕駛執照或州身份證,會逐個欄位讀取而不會一口拒絕,因此身處外地的業主也能獲得與其他人相同的證據。
留存紀錄
檢查前後嘅每一步都會記入 Activity Ledger,只可追加,並由資料庫強制執行,當董事會決定或進出爭議日後受到質疑時就好有用。
英文及法文
驗證流程及入口網站均提供兩種語言版本,方便雙語社區或說法語的住戶使用。
用於管治及爭議處理
Activity Ledger 為董事會同其管理人提供啲咩。
冇紀錄嘅驗證，只係某個人記得發生過嘅事。ShieldID 驗證嘅每個相關操作，都會記入只可追加嘅 Activity Ledger，並由資料庫強制執行：只可新增條目，不可修改或刪除，員工同我哋都一樣。
記錄內容
- 今日
- 登記連結何時被打開、何時作出同意、驗證成功或失敗嘅結果，以及管理團隊中邊位審閱過——每項均附有時間戳記。
- 點解對呢度重要
- 無論是週年大會上對資格的質疑、出入爭議,還是業主對其租客證件如何處理的投訴,都可以憑帳本記錄作答,而不必倚靠管理人的記憶。
- 查閱證據本身亦會被記錄
- 要查閱某個條目背後嘅網絡同裝置詳情，需要提供至少十二個字元嘅書面理由，而該申請本身亦會被記錄。
即將推出
- 每張圖像嘅查看及下載事件
- 準確記錄邊位打開過證件相片本身，同結果摘要分開記錄。
- 決定事件
- 董事會或管理人自己作出嘅登記決定及理由，會記錄在該次驗證之下。
- 清除收據
- 每當圖像因保留計時器屆滿而被自動刪除，ledger 都會有一個條目。
- CSV 匯出
- 可供董事會文件使用嘅試算表匯出——Activity Log 目前只可透過 JSON API 讀取，仍未有專用嘅匯出功能。
點樣配合你嘅大廈
三種接入方式。
揀一個最貼近你嘅管理法團現時登記業主同租客方式嘅選項。
託管連結或 QR code
喺入伙前電郵登記連結，或者喺發出門禁匙牌或設施使用權時，喺大堂櫃檯展示 QR code。無需安裝 app，大堂櫃檯亦完全唔需要自備鏡頭。
API
一個 REST API，配合物業管理平台嘅登記工作流程：建立工作階段、發送連結，結果出咗就收到已簽署嘅 webhook。Sandbox 工作階段一律不會收費。
你的 HOA 或物業管理軟件
大多數業主組織會從現有用來記錄業主、租客及出入申請的系統(例如物業管理平台、會計系統或董事會入口網站)呼叫 API,並把驗證連結放進發出登記確認的同一封電郵之中。
私隱與同意
向住戶索取證件之前需要知道嘅事。
以下只屬背景資料,並非法律意見。HOA 或公寓業主協會可收集哪些資料、須保存多久,取決於你所在州的公寓及 HOA 法例、協會的管治文件,以及適用的私隱法例。制定政策前,請先諮詢你自己的法律顧問。
- 住戶對查核嘅同意，會在開始拍攝之前於其本人裝置上取得。
- 身份證件影像會在短時間內自動清除,預設為七天,並按整體服務統一設定;如貴協會的記錄保存需要更長的追溯軌跡,請自行在董事會或管理處的檔案中另作備註。
- ShieldID 提供的是判定結果及證據,而不是登記決定。是否登記某位業主或租客、以什麼條款登記,仍由董事會或其管理人按協會自身的管治文件決定。
- 資料在 ShieldID 位於加拿大的自家伺服器上處理及儲存,並非公有雲,也不是美國的資料中心。ShieldID 並未持有任何美國私隱法例方面的認證。
比較
同遞過大堂櫃檯嘅影印本比較。
只列類別，唔列供應商名稱。「典型企業級 IDV」係指我哋喺整個身份驗證市場中廣泛見到嘅情況；實際情況會因供應商而異。
| 功能 | ShieldID | 典型企業級 IDV | 人手檢查 |
|---|---|---|---|
| 確認證件本身真確，而非只係一份清晰嘅影印本 | 是 | 通常有 | 否 |
| 即時確認住戶就係相片中嘅人 | 是 | 通常有 | 否 |
| 適用於你喺辦公室永遠唔會見面嘅業主或租客 | 是 | 通常有 | 否 |
| 可讀取陌生或外國證件，而非直接拒絕 | 是 | 好少 | 視乎員工 |
| 為業主週年大會或出入爭議留下可搜尋嘅紀錄 | 是 | 不向客戶提供 | 可能就只有一個文件櫃 |
| 提供英文同法文版本 | 是 | 視乎供應商而定 | 視乎員工 |
疑慮，逐一解答
董事會同物業經理最先會問嘅問題。
直接回答，包括答案係「請查閱你自己嘅管治文件」嘅情況。
我們的 HOA 或公寓業主協會可否要求業主及租客進行身份驗證?
這取決於你所在的州、協會的管治文件,以及該要求如何施行。以下並非法律意見,制定政策前,請查閱你所在州的公寓及 HOA 法例,並諮詢協會自己的法律顧問。
會唔會拖慢入伙手續?
檢查喺住戶自己部手機上進行,幾分鐘就搞掂,時間由住戶自己話事,毋須喺管理處排隊。喺大堂櫃檯放置二維碼,效果同電郵連結一樣好。
如果業主住喺海外,或者證件係陌生嘅外國證件,點算?
護照一律從機讀區讀取,不論簽發國家,因此海外業主與其他人一樣可獲處理。來自美國 57 個簽發司法管轄區的駕駛執照或州身份證,會逐個欄位讀取;美國以外簽發的駕駛執照則暫未支援。
證件提交後,邊個睇到?
影像會喺短時間內自動清除。查閱驗證紀錄會記錄喺 Activity Ledger 入面;逐張影像嘅查閱記錄功能即將推出。
這會取代我們管理軟件中的業主記錄嗎?
不會。ShieldID 在登記時核實身份;業權、管理費及管治事務的記錄系統仍是你的管理軟件或董事會入口網站。API 及託管連結的設計,正是為了嵌入你現有使用的任何一個系統。
你會睇到咩
業主同租客已完成驗證，而且董事會睇得到驗證過程。
新業主或租客透過登記連結完成驗證。管理人員可以睇到從證件讀取嘅欄位，以及每項檢查嘅判定結果。
問題
為董事會同管理人員提供嘅直接解答。
喺下次登記前先試用
喺發送俾住戶之前,先跑一次 sandbox 驗證。
Sandbox 會話絕不收費。睇吓你嘅董事會或管理人實際會收到嘅報告。
可與董事會現有使用的任何管理軟件並用。