Identiteitsverificatie voor advocatenkantoren

Cliëntidentificatie maakt deel uit van de eigen risico- en compliancepraktijk van veel Amerikaanse advocatenkantoren, al bestaat er geen enkele landelijke regel. Deze gids beschrijft op praktisch niveau hoe identiteitsverificatie in dat werk past. Het is geen juridisch advies: of identificatie voor een bepaalde zaak vereist is, en wat de beroepsregels van de balie in uw staat voorschrijven, zijn vragen voor de balie van uw eigen staat en de juristen van uw kantoor.

De context, in gewone taal

De regels van de balie en de beroepsethiek voor cliëntidentificatie verschillen per staat; ze worden vastgesteld door de balie en de beroepsregels van elke staat zelf en niet door één federale norm. Van oudsher betekende dat een persoonlijke ontmoeting en een gefotokopieerd identiteitsbewijs. Cliëntverificatie op afstand, het bevestigen van een identiteit zonder ontmoeting, komt steeds vaker voor, maar de onderliggende verplichting om de cliënt daadwerkelijk te verifiëren en te documenteren hoe u dat hebt gedaan, verdwijnt niet doordat de ontmoeting online plaatsvindt.

Waar identiteitsverificatie past

ShieldID leest de voor- en achterkant van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, een rijbewijs, state ID of paspoort, vergelijkt de barcode of de machineleesbare zone van het paspoort met de afgedrukte velden en vergelijkt een live selfie met de documentfoto via een begeleide liveness-controle. De uitkomst is een reeks oordelen per veld, met bewijsmateriaal, en geen enkele beslissing om te accepteren of af te wijzen: uw kantoor stelt de identificatie nog steeds zelf vast, op basis van wat de controles hebben opgeleverd, precies zoals het nu een fotokopie zou beoordelen, maar dan met meer signalen als houvast.

• Een documentcontrole die het identiteitsbewijs uitleest en kruiselings controleert, in plaats van een scan op het oog te beoordelen.
• Een liveness-controle en gezichtsvergelijking, zodat vaststaat dat de cliënt zelf aanwezig is en het niet alleen gaat om een foto van een identiteitsbewijs.
• Een registratie van de controle, vastgelegd in het Activity Ledger wanneer u via een Trust Ledger-integratie werkt (binnenkort beschikbaar voor een zelfstandig ShieldID API-account), waarnaar u later kunt verwijzen als de identificatie ter discussie wordt gesteld.
• Ondersteuning in het Engels en Frans voor verificatie richting cliënten, handig voor een kantoor met Franstalige cliënten.

Wat wij niet beweren

ShieldID bepaalt niet of uw specifieke identificatiemethode voor een bepaalde zaak voldoet aan de beroepsregels van de balie in uw staat; die beoordeling ligt bij uw kantoor en diens eigen juridische oordeel. De regels van de balie en de beroepsethiek verschillen per staat, en wij beschikken niet over, en beweren ook niet te beschikken over, een certificering waarin een balie deze methode heeft goedgekeurd. Wat het product wel kan bieden, is een gedocumenteerde, herhaalbare controle en een registratie daarvan: nuttige input voor een beslissing die uw kantoor zelf blijft nemen en waarvoor het verantwoordelijk blijft.

Aan de slag

Met een sandbox-sessie, die nooit in rekening wordt gebracht, ziet uw kantoor precies wat de aanvrager ervaart en hoe het resultaat eruitziet voordat het een echt dossier raakt. Daarna kan een gehoste verificatielink naar een cliënt worden gestuurd, op dezelfde manier als u een document ter ondertekening met een e-handtekening verstuurt.